1．宴会现场的接洽 宴会人员应在客人达到场时主动与其接洽，讨论该场宴会所需配合的事项及流程，领班还应将讨论要点在宴会前告知员工。一般而言，喜宴中宴会人员需和顾客确认的事项较多，程序也较繁杂。 宴会现场接洽时的注意重点与确认事项如下。 (1) 新郎、新娘（有婚纱），男、女傧相及童男、童女在饭店门外或大堂迎宾进场入席 (2) 来宾到齐后，结婚典礼开始（一般中午12点、晚上6点），主持人由饭店安排 (3) 男、女傧相引新郎、新娘进场，奏《结婚进行曲》 (4) 介绍新郎、新娘背景资料及相识过程，播放背景音乐 (5) 证婚人宣读结婚证书或讲话 (6) 介绍人致词 (7) 来宾或各级领导上台作简短的贺词 (8) 新郎、新娘父母致谢词 (9) 新郎、新娘谢父母─鞠躬 (10) 新郎、新娘行结婚礼，相对立三鞠躬 (11) 新郎、新娘谢来宾─鞠躬 (12) 新郎、新娘交换信物（服务员托盘将结婚戒指送上台，新郎、新娘互相佩戴） (13) 新郎、新娘切蛋糕仪式，灯光暗，仅留舞台聚光灯 (14) 新郎、新娘倒香槟酒（预先用香槟酒杯搭成香槟台） (15) 新郎、新娘喝交杯酒 (16) 来宾共同祝福干杯 (17) 男、女傧相引新郎、新娘入主桌用餐 举办喜宴时，首先要确认宴会负责人与结帐人，并分别作自我介绍以认识对方，取得信任。曾有饭店出现不知名人士冒充饭店人员跟客人结帐，收取现金后逃制夭夭的情况。为避免此类事件发生，事先与客人认识并确认双方结帐人员的步骤绝对不容疏略。确认双方负责人后，宴会人员应与负责人确认喜宴开席的桌数及酒水的数量，以免结帐时有所争议。确认后，双方接着商讨宴会流程与所需配合的事项，例如致词时间，致词时服务员宜暂停服务动作，致词后的干杯仪式需保证每位宾客手上皆有饮料可供敬酒，上菜的时间，灯光与音乐的配合等事宜。一般而言，饭店会向对方负责人提供宴会程序表及宴会进行所需的相关资料，以便其掌握宴会进行流程。
2．迎接顾客光临 临近宴会时间，可安排若干服务人员列队于宴会厅门口等待迎接客人。列队时需注意高矮顺序，有些宴会厅甚至规定男女服务员各站一边。 另外，衣帽间的管理也是迎接客人的一环，亲切的服务将十宾客留下美好印象。客人如有物品需寄放于衣帽间，管理员便会在寄放物上挂一个号码牌，然后将同一号码的副牌交给客人当收据，客人离去时再凭副牌领回寄放物。 有些宴会在宴会入口处设有接待桌，供宾客办理报到、签字等手续。喜宴则另设有收礼桌，供主家收礼用。不过这些接待员大多需由宴会主办者自行指派，饭店并不负责提供。
3．服务时的注意事项 ① 服务人员必须了解客人的喜好及要求，进而提供亲切、周到的服务。例如有些客人不习惯别人帮忙分菜而偏好自己动手，因此服务人员应先询问客人的意见。 ② 服务人员若在执行服务中遇到一些突发事件，必须马上向宴会厅经理反映，以便做最快速且最适当的处理。例如，服务不周而令客人感到不愉快，或是客人蓄意骚扰服务人员等事件，均应立刻向上级反映，采取换人等适当的解决方式，将伤害减至最低。 ③ 服务人员在服务当中应谨言慎行，不能窃窃私语或对顾客的行为妄加评论。尤其有些服务人员在为外宾服务时，常无意间以自认为对方听不懂的语言喃喃自语，徒增不少尴尬场面。所以服务人员务必小心，避免服务中无谓的言语或行为。 ④ 服务部门主管应致于提高服务人员的反应能力，并耐心地对待员工。对于员工所提出的疑问，主管必须仔细倾听，并给予正确的答复，否则将很容易造成沟通上的误会，得不偿失。 ⑤ 服务人员应随时留意客人的需求。完成上菜与收拾等份内的工作后，若暂时没有其他任务，仍须坚守在自己的服务区内待命。进行宴会服务时，服务员应随时保持机动性，一面留意自己的客人是否需要其他临时性服务，一面注意主桌服务员的动作或当班主管的信号，绝对不能倚墙靠椅，也不可和同事聊天说笑。 宴会进行过程中，宴会经理或主管要加强现场指挥，其重点是： ① 要了解宴会所需时间，以便安排各道菜的上菜间隔，控制宴会进程。 ② 要了解主人讲话、致词的开始时间，以决定上第一道菜的时间。 ③ 要掌握不同菜点的制作时间，做好与厨房的协调工作，保证按顺序上菜。同时，注意主席与其他席面的进展情况，防止过快或过慢，影响宴会气氛。 ④ 整个开宴进行过程中，要加强巡视，及时纠正服务上的差错，处理一些意外事故，特别要督促服务员严格遵守操作规程，掌握宴会进度。 ⑤ 客人用餐结束后，要迅速组织服务员拉椅让座，告别客人，并组织服务员立即清台，收碗、碟。 ⑥ 如果宴会后安排有歌舞、卡拉OK等娱乐活动，要组织有关服务人员及时到位，确保娱乐活动顺利进行。