采购职能及工作流程

采购部规则制定一、制度目的：规划采购开发产品，达到研发、品管、采购意见统一，开需求的确保产品进度跟销售步调一致，确保准期交货丰富采购产品，确保销售需求产品原辅料库存二、制定章程1、面料采购规定A、面料采购需求B、面料定价C、面料合同发起D、面料交期回复2、辅料采购规范A、采购订单处理规定B、采购交期规定C、采购辅料打样规定2、成衣委外规定2、工装业务规定A、面料咨询B、辅料招标打样C、面料调米样D、面料封样C、面料预留D、面料采购（规划内外）E、工装订单输入F、工装排单计划3、产品开发、打样规定A、面料材质开发规定B、辅料材质开发规定4、供应商管理规定A、供应商开发规定B、供应商考察规定C、供应商新增规定D、供应商规划E、供应商评定4、质量处理规则A、面辅料质量处理流程B、面料质量处理时间规范C、委外成品质量处理规范5、委外成品采购规范A、成品调样规范B、成品样到货接收规范C、成品6、档案管理规范A、面料档案管理B、委外成品档案管理C、辅料答案管理D、机物料答案管理E、供应商档案管理F、账务档案管理 第一章：采购档案规范1、供应商档案规范⑴、供应商档案分为“核心供应商”“备用供应商”“风格看样供应商”“淘汰供应商”；每家供应商用A4卡记录供应商“每季采购情况、联系方式、地址、付款条件、开始操作及停止操作等信息”2、面料档案规范⑴、每季投单新品均要留A4面料卡，，并注明生产供应商，并统一放在采购面料档案柜内⑵、采购船样管理统一放置在档案柜内，合格船样保存2年，2年后统一清理给到计划，计划部选款开非标订单入特惠库；不合格产品在季末统一清理给到计划，计划选款开非标订单入特惠库⑶、工装、量定业务在推面料，采购部均有样卡并放在档案柜内，只准许现场看样，不准外借3、委外成品档案规范⑴、每季投单新品均要留A4照片样，并统一放在采购委外成品答案柜内，并注明生产供应商，多家供应商生产情况记录生产年月及供应商4、辅料档案规范⑴、每季新品均需要留实物样，较大包装类辅料留照片样，放置在档案柜内，只限现场看样，不准外借⑵、常用辅料留档案，放置在档案柜内机物料档案规范⑴、机物料新品留照片样，注明采购过的所以厂家第二章：供应商管理规范1、供应商新增流程规范⑴、供应商新增流程：“公司产品需求获知—寻找相对应供应商—采购对供应商调样—采购组织评审—采购邀约供应商—拜访供应商—研发调样（供应商提供三证）—生产大货”⑵、新增供应商U8流程：“采购员发起—部门负责人审核—品管审核—部门总监审核—财务接收导入NC”⑶、供应商评定每年两季，春夏供应商评定在8月25完成面料、9月5委外供应商评定，无法在时间节点完成的数据可以不填，9月28所有资料完成后放在采购部共享网上；秋冬供应商评定在每年2月28完成面料、委外供应商评定，3月20所有资料完成后更新到共享网上⑷、供应商规划每年两次，春夏9月5前面料供应商规划，委外供应商规划9-20，秋冬3月5日前完成，委外供应商规划3-20，发送至研发、规划⑸、供应商是否为核心、备选或淘汰一年两次评审，评审时间在供应商评定后规划前完成；完成后讲供应商档案调整⑹、每家供应商对账一年一次，所有供应商分四季完成⑺、供应商付款，根据付款条件，采购统计出每月需要付款供应商及金额，采购员补充定金和提货款，将月度预算发给财务，采购统计每周根据实际情况进行付款。⑻、供应商维护，对核心供应商每年拜访至少一次，有潜力的新供应商进行拜访每年一次，供应商来本司接待按重要客户标准接待，安排车辆接送至车站或常州周边城市，用餐安排餐桌部门总监及部门经理陪同第三章：面料采购流程规范1、面料基础材料提升开发⑴、需求，采购主动寻找供应商开发打样、调样，同一材质开发打样至少放在3家同时进行，并每周五汇报进度⑵、涉及放样面料走定价单2、面料调米样流程⑴、需求部门研发OA上发起调样明细并指定采购员，明细内含品号、材质、预计单价、数量及需求日期，需求部门长审批，采购负责人审批，数量、单价、供应商超出范围部门总监批，然后到采购员进行采购米样⑵、量定调样由量定业务员发起OA部门长审批，采购负责、部门总监审批，到采购员进行采购⑶、调样面料采购部2天内办理入库手续3、季度大货面料采购规范⑴、季度大货下单后，开下单规划会议，确定进口及国产化面料，采购在一周把订单下到供应商，开始让供应商准备原材料，国产化面料打样需品管确认，品管发现质量问题找部门总监确认⑵、合同在下单三周内全部发起⑶、订单下达四周后采购回复计划面料到货交期⑷、采购计划每周五开例会进行对单⑸、订单下达后有未确认品质的产品会议上提出并安排不低于三家同时打样，计划给出取消订单时间节点⑹、系统做单流程，齐料—请购—采购订单—到货—入库⑺、采购面料出现质量问题，原则上一周内解决，面料出现严重问题进行退货及取消订单⑻、面料到货后无质量问题的面料2天内办理入库手续⑼、款式变更或BOM变更，做BOM人要需要邮件通知采购4、当季翻单及增补面料采购规范⑴、当季翻单面料，在接到订单后3天回复面料交期，一周内发起合同⑵、当季补单在接到订单后一周回复面料交期，2两周内发起合同长线滚动面料⑴、长线规定面料库存量由采购负责，低于仓库的安全库存，采购即可下单采购工装面料采购规范⑴、工装做销售订单后通过齐料采购获知采购信息，采购在三天内回复工装面料交期⑵、工装发起的加急请购数量不得超过100米，同时采购核实发起过请购的订单，系统内做销售订单再次跑出此面料⑶、采购员按工装需求采购，工装面料多采购用来增补面料由技术部工装人员负责⑷、采购员按工装要求日期和供应商沟通面料预留期，并回复技术部工装预留日期，采购部确保在预留期面料供应商有货，如供应商需要销售在预留期的面料必须提前2天通知采购，采购通知工装。过了预留期的面料工装再使用，供应商没货追究工装责任，采购部可以协助补救⑸、采购员给出工装可推的现货面料进行负责，超出标准或改变面料成分尽量寻找⑹、工装调样用来招标面料采购前确认面料现货及预留情况，并采购记录⑺、工装供应商面料册本司每份2本，采购部一份用来下单及收货验货不借用，工装一份，供应商更新面料册后采购部将工装的一份收回并给工装一份新册子。⑻、工装面料到货后2天内办理入库手续⑼、工装面料备货，备货用来增补或量定面料采购规范⑴、定做面料发起请购进行请购，采购员次日前回复到货日期⑵、定做面料定价当天完成⑶、定做在推面料采购保证有现货，仅限调货，如有特殊没货需要生产，有量定人员同店厅沟通是否可以等面料⑷、定做面料当天办理入库手续⑸、量定在推面料采购如发现不能满足提前通知到定做，此产品暂停推⑹、定做做店厅面料册时，给采购做一份，采购关注量定面料供应商情况，及时通知业务部门⑺、定做备货写申请，部门长及总监签字后给到采购，采购安排采购面料第四章：委外成品采购规范1、委外成品材质提升规范⑴、同面料开发规范，同一材质开发打样至少放在3家同时进行，并每周五汇报进度⑵、涉及样费走定价单2、委外成品打样规范⑴、要求供应商研发或采购打样产品发货到采购，研发不可以收货，采购收货后办理入研发库手续，入库前研发需要来采购打借条，入库后研发需要在研发库办理，杜绝研发库盘盈是成品调样造成。供应商发货不是采购收货概不付款3、自营成品大货采购规范⑴、季度产品收到订单后两周内将订单下达到工厂，三周内发起合同，四周内回复交期给计划，大货需要开发材质产品不得低于三家同事打样，时间节点可以顺延但每周回报进度⑵、当季翻单成品采购，下单前必须和上批次大货核对，然后下单采购，三天内回复交期，已最快的速度入库⑶、当季补单产品采购，下单后一周内回复交期，两周内发起合同，已最快的速度入库⑷、做委外订单前跑缺料，将缺料情况发给辅料采购人员，然后分批领出辅料统一发给供应商⑸、委外订单做好后关闭销售订单⑹、每月25后对委外产品进行核销4、工装定做委外成品采购规范⑴、工装委外采购接到订单后5个工作日回复交期⑵、工装需要外购产品且采购未旬到供应商情况，工装可以介绍供应商给采购，采购安排谈价格及办理入库手续，未经过采购办理入库手续的全部不付款⑶、量定需求委外成品，采购部当天回复交期，涉及到件染产品或供应商无法按单件生产的产品采购部不安排采购。⑷、工装委外成品到货后2个工作日内做好入库手续，量定委外成品当天办理入库手续第五章：辅料采购规范⑴、辅料采购来源由MRP产生，销售订单及BOM搭配好MRP运行后即可出现⑵、MRP每周运行两次，周一和周四各一次，如加急订单可以临时性运行，由计划人员通知⑶、辅料采购订单在系统生成但是未采购或未能办理入库，需要采购员及时关闭采购订单及到货单⑷、辅料打样产品由采购员每周五例会上汇报进度，同时辅料打样同需求人员确认需求日期⑸、辅料采购员对辅料库存负责，有起定量辅料需要到材料出库单查询出库记录确认是否常用产品，非常用产品有起定量可以同研发、品管沟通确认是否可以使用代替辅料⑹、辅料采购员对自已的负责采购的辅料要熟悉，能购分出材料的ABC类别，C类产品原则上不采购，若出现MRP内需要查询其需求来源后再采购⑺、辅料采购信息不对称时查询方法：登录U8系统后，先后查询采购订单列表，供需平衡表、出库单列表、销售订单列表⑻、采购员对辅料交期填写在采购订单内，采购员对系统内的交期负责，计划出现缺料需要回复交期的，可以根据系统交期填写在生产通知单上。同时采购员作出辅料的标准周期（用来参考及核实辅料交期的偏差）⑼、出现辅料质量问题将影响交期的情况，发邮件给到计划，计划通知到车间⑽、工装打样费用第七章：机物料采购规范⑴、固定设备采购必须收到申请部门长及部门总监的签字后再安排采购，特殊情况采购负责人同总监确认后通知采购，采购将签字单保存后⑵、固定设备采购必须三家以上的比价后采购⑶、机物料根据需求部门的申请，申请可以邮件或U8请购单，采购人员安排采购，新产品或产品有效期过期均要走起定价单⑷、需要备安全库存的产品每年与使用部门确认一次，对确认的产品采购根据安全库存自己采购⑸、采购发机物料时300元以上产品均需要以旧换新，无旧换新使用部门写情况说明，300元以下可以直接领用，⑹、机物料交期已采购订单交期在系统内准期，采购部对回复交期负责第八章：采购付款规范⑴、财务每月28号结账，采购部门每月第一周不付款，加急情况可以由部门负责人与财务经理沟通后可以付款⑵、付款流程，采购员每周一前在U8发起供应商付款，采购统计每周一在OA上发起周付款审批流程，承兑每月中旬付款一次，外汇每周二付款，国内付款每周四付款⑶、每月28号前提交下月付款预算，付款预算根据到票信息采购统计做好记录，提货款和定金由采购员发给统计⑷、新纪元、外汇、承兑付款时合同资料需要完整⑸、财务月底将采购本月付款情况发给采购部⑹、物流付款走OA，不需要走U8系统，首先OA内做费用申请，然后在OA⑺、采购预算每年11月中旬根据生产计划制定次年预算第九章：计划操作规范⑴、周计划方面，计划上每周一下午15:30跑三周缺料表，将缺料表发给辅料采购员和面料采购员，辅料采购员回复辅料进度，面料采购员回复镶色面料进度，缺料回复每周二下班前回复完毕，每周三上午开单⑵、生产通知单有缺料注明到货日期（裁剪2天内到货、缝制前道3天内到货、后道5天内到货、吊牌一周内到货），发给车间⑶、计划周期回复，季度下单一个月回复商品部，当季加急补单一周内回复商品部，工装交期面料到货后标准交期一个月，工装每张订单均需要和工装确认交期⑷、封样方面，封样投单必须面料到后开单，正常封样生产交期一周，加急封样5天，特别加急产品需求部门在车间跟单。工装封样