跟单员是做什么的,跟单员工作流程及工作内容

跟单员对出口货物的跟单工作主要有：　　(1) 接单　　(2) 跟进生产　　(3) 催审单证　　(4) 出货跟踪　　(5) 制单结汇一．接单的形式：在出口贸易中，最常见的是：　　（1） 合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。　　（2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。　　而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。　　还有协议书，意向书，订单和委托订单等。　　要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。　　1．接单的程序： 询盘，发盘，还盘，接受等环节。　　（1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。　　（2）发盘：（OFFER）又叫报价。是卖方向买方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。　　（3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。　　（4）拒绝还盘 (Decline counter-offer)　　（5）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。2．审单：即审核合同 2.1．审单内容： 　　产品名称、规格　　质量　　数量　　单价、总额　　价格条款　　付款方式　　包装要求　　交货期　　交货方式　　2.2．审单方法：　　（1）产品名称，规格： 审查时产品代码/型号是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？和企业产品名称的代码/型号同时也代表了规格。　　（2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。　　（3） 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2.5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。　　（4）单价，总额的审查：　　1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？　　2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）　　（5）价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：　　FOB （free on board, …named port of shipment）船上交货价（指定装运港的价格条件）　　CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保险费+运费（指定目的港）价格。　　FCA (free carrier) （用于空运）by air　　（6）付款方式审查：　　1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。　　2. 支付的货币能否接受？　　（7）包装要求的审查：　　1． 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？　　2． 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？　　3． 客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签 hangtag, price tag ，说明书, 唛头 shipping mark）　　（8）交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。　　（9）交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。　　注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。　　1． 寄目录，样本：　　2． 准备样品。　　（1） 工厂现有的款式　　（2） 新款　　（3） 客户来样。　　要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。　　作为跟单员，我们要做到：　　A： 有完整的产品资料，主动进行宣传。　　B： 新品的成本，价格要进行核算。　　C： 新品的制作要留有实样。　　D： 客户的来样要保存好原样。形式发票：PROFORMA INVOICE　　买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。　　为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。 产品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供银行资料以便客户开证或汇款。　　签订合同后跟单的主要程序：　　以货，证，船，款为中心，包括：备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：　　备货及生产跟单　　催审单证　　订仓装船　　制单结汇二、生产跟单　　产前批办：准备颜色办，辅料样办，包装样办，产前样办等给客人批，OK后开始生产大货　　2. 生产进度跟踪（进度跟踪表，订单号，交货日期，生产进度，问题解决）　　3. 安排QC验货 （中期验货，走货前验货）　　4. 准备出货三、催审单证： 大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。　　催证：货物快完成时，要催证。　　审证：审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。　　改证：审证后发现问题如包装上，总金额，有效期，拼写错误等，必须要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。四、订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。　　按CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。　　首先： 出货装柜：跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。　　A． 货柜选择：根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ (29 – 30立方/17.5吨) 40’ ( 58 – 61 立方/22.5吨), 40’H (68 –71立方/27.5吨)　　B．制作装箱单：装箱单应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。　　C．跟踪装柜：出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。　　按FOB成交的，只要将货物送到指定装货港即可五、制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。　　A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。　　B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁。生产过程跟单的流程：　　1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。　　2、分析生产能力。 生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？　　3、制定生产计划。　　4、跟踪生产进度　　跟踪生产进度的表单：生产日报表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。　　5.交期延误：如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。　　6. 有关订单的更改问题：客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的（或增加，或减少），有包装上的，有交期的变更（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，如果是通用的，问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。外贸跟单员工作流程客户 询盘 ：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和 单证 员分别审查 信用证 ，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。验货： 7.1：在交货期前一周，验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3：如果客人指定或公正行等验货的，要在交货期联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。 9． 商检 ：如果是国家法定 商检 产品，在给工厂下订单时要说明 商检 要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。租船订仓： 10.1．如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA条款，通常客人会或 船公司 。应尽早与 货代 联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2．如果是由卖方支付运费，或 船公司 咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的 船公司 ，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选。开船前两周书面定仓，程序同上。 10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向 货代 公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓 报关 要求，等内容。 10.4．定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。安排拖柜： 11.1．货物做好并验货通过后，提柜，装柜。应选择安全可靠，签定协议长期合作，以确保安全及准时。传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址， 报关 行，及装船口岸等。看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为 提单 的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。委托 报关 ：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。获得运输文件： 13.1． 最迟在开船后两天内，要将 提单 补料内或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，随同 提单 出的船证明等。 13.2． 尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确出正本。 13.3． 及时支付运杂费，及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。准备其他文件 14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。 14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供 报关单 ，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香办理加签，证明未在港对货物进行再加工。 14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。 交单： 15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部 单证 ，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。