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如何用EXCEL 进行项目进度跟踪

MS Excel 和Project是微软的异卵双胞,为什么这么说呢,除了他们走过类似的产品线开发历程外,就得说EXCEL的超凡之处了,你看word,powerpoint, project,几乎都可以“望文生义”,到了excel变招了,为啥呢,作为曾经参加office产品线中国区本地化的,知道里面原因很多,其中之一就是excel 有超凡的超能力,比如,下面要讲的制作甘特图,以后有机会分享的数据透视图,还有人在EXCEL用VBA编制出游戏和灰常复杂的东东,让人叹为观止。好言归正传,说说用EXCEL 做甘特图
工具/原料
1

电脑

2

EXCEL07

方法/步骤
1

先生成一些基础数据,这里用一个“建站项目”的模拟数据作为EXCEL甘特图的样本,不是所有数据表都可以制作甘特图的,比如,没有时间数据的。

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上面数据不仅复杂,而且时间关系都要计算。通过EXCEL的相对引用进行加减运算,再使用下图的绝对引用,完成单元格J4后,往下拖拽即可瞬间完成比较复杂的计算了。C20用了函数TODAY(),后面甘特图会用到。

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选择字段:“计划开始时间”、“完成天数”“剩余天数”和项目的阶段,选择插入条形图的第二种(选择前先隐藏“计划开始时间”,否则出来的图表无法生成甘特图)

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生成以时间为横轴,以项目阶段为纵轴的图表,同时包含“实际开始时间”、“完成天数”和“剩余天数”三个数据项,这是制作一个标准EXCEL甘特图的关键步骤之一。可以看到雏形。

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纵轴项目阶段显示顺序是反的,不符合习惯,鼠标右击该轴,然后如图选择“逆序类别”(有人曾在内部刊物讨论此事,甚至用到“反人类设计”的狠话)

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如图,纵轴项目顺序反转了,现在将时间轴的起始时间设置为图示项目的开始和结束时间(将日期单元格的日期格式显示为“数值”,就可以得到红框里的数字了)。现在时间轴起始点是7月1日

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在图表内右击“实际开始时间”对应的红色数据项,选择下图红框里的系列格式

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进入数据系列格式设置框,选择“填充”,再选择“无填充”,下方图表的红色数据系列“消失了”

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在右侧的图例里右击“今天”,选择弹窗的“系列格式”,在选项窗口进行如图设置

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包含动态“今日”节点(红色菱形)的EXCEL 项目甘特图完成了。啰嗦一句,网上EXCEL甘特图的文章不少,但几乎没有一个把步骤写完整的,所以很多人抱怨说骗人或不好用之类的,其实是作者偷了个小懒,有些步骤他们认为很简单,就忽略了

注意事项

如果发现图表不能自动更新可以按F9强制数据更新

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