选择品牌 选购复印机，主要从知名度、性价比和售后服务三方面选择。京瓷、夏普、施乐、佳能是业内公认的知名复印机品牌。而夏普复印机属于低端实惠型，物美价廉，适合复印量不大的用户。京瓷复印机属于高性价比的耐用型，适合复印量大的用户，整机寿命是其他品牌的3-5倍，保修期可以延长至3年。而施乐、佳能、理光属于中端产品，亦是大家所熟知的品牌。各品牌可谓各具所长。
选择机型 选购复印机还需要知道的是复印速度，是决定工作效率的最主要指标，复印量越大、功能越多，对复印速度要求越高。的发展，复印量可能会越来越大，所以一般都配备高于目前复印量的机型，以免机器因无法满足复印量而遭淘汰。一般月复印量低于3000张的选择低于20页速度的机型，月复印量在5-8000张的选择20-30页速度的，月用量高于1万张的必须选择30页以上速度的。用量包括复印、打印、传真月使用张数的合计数。
选择功能选购复印机的时候要根据需求还来挑选。目前复印机都是多功能的，如电子分页、网络打印、扫描、传真、装订、输稿器、双面复印、多纸盒等。不同机型功能会不一样，在购买时根据自身需要而定，也可在以后需要时再添加功能组件。一般可以配上输稿器和网络打印功能，可以大大提高机器的利用率。如果经常复印多种幅面的纸张，则需要配备多个纸盒。但传真、扫描和装订组件价格都较高，如无特别需要则不必配备。
摆放复印机的环境要合适，要注意防高温、防尘、防震，还要注意放在不容易碰到水的地方。
还要注意复印机的电源问题，一般复印机额定电压在200V至240V间，电源插座电压过高或者过低都都会影响复印机的正常工作。
合理预热对延长复印机很有帮助，每天应该先对复印机预热半小时左右，使复印机内保持干燥，否则会影响复印机的正常工作。
随时注意耗材的剩余量，碳粉量不够发出警告时应该对复印机进行加粉，否则加粉不及时可能造成复印机故障。
在添加复印纸的时候要正确放置复印纸张，要使用平整的高质量的复印纸，纸盘内的纸不能超过复印机所允许放置的厚度。