首先要确定开会的时间和地点要召开新员工座谈会的话，那么必须得先确定召开会议的时间，是工作日下午还是周末上午，这需要提前做安排，做好表格类的方便签到。另外，召开的地点也是要注意的，因为只有地点安排好了，才能一次性做好安排，以防出现没时间或者出现没场地的尴尬的事情。
然后确定参会人员有哪些参会人员是这次会议的主角，所以必须要首先确定，这样才能选择出代表发言的，对于新员工的座谈会，主要要有新员工参与，另外可以配上一两个老员工，领导或者部门领导即可。
概况、未来一年或者五年计划对于新员工来说，的发展状况是新员工比较想了解的，的发展好发展蓬勃，的一员才会好。除了发展概况，另的未来一年或者是五年的计划，这部分就需要领导准备准备了。
选择新员工代表发言，主要说明自己的心得感想、未来发展以及建议意见新员工代表发言一定是在开会之前提前选好的，这样让新员工代表有个准备，不至于在发言之前想很久。新员工发言可这段时间的感想或者是对事情的心得，在工作中自己做的好和不好的地方，发展的展望有建议或者意见。
设置好问答环节，由新员工提问领导回答问答环节是一定要设置的，毕竟的各项举措或者是各项规定特别了解，所以有疑问的地方肯定要及时解决掉，不然越积越多，等到你去“疏通”的时候已经疏通不了了。新员工可以畅所欲言的提问，领导尽心尽力的回答就可以了。
让老员成长经历，起到激励作用另一个不可缺少的就是老员工的分享，对于新员工来说，如果说宏观的发展计划对于他不能消化的话，那么给她一个正在成长的老员工的榜样会好很多。老员工可以向新员的成长经历，举例子说明一些需要自己付出但自己也得到相应回报的事情，主要起到激励新员工的作用。
最后环节是领导总结，提出希望最后的环节肯定是留给领导的，毕竟领导是参与人员中的主要力量，领导要总结老员工说的，再结合新员工提出的，给予新员工们一个希望，展望下未来。主要还是要将说到的落实，这样新员工才会觉得会没有白开。
对新员工的背景以及最近的工作状态有细致的了解组织这场新员工座谈会，一定要对新员工最近的工作状态以及他们目前所考虑的问题或者情况有个细致的了解之后再开，因为只有了解到这样，才能有的放矢，真正起到激励的作用。
准备好可能提出的问题的答案问答环节中，一定要提前准备好新员工可能提出的问题的答案，如果业务规章制度条例比较熟悉的话，那还可以准备的少一些，如果不熟，最好事先先翻看一遍，回答的时候积极找到答案即可。
幻灯片播放，制作精美PPT并配有音乐新员工发言或者是老员工分享，最好是能有个ppt播放配合，再加上背景音乐配合，这样出来的会议才会让人印象深刻。ppt可以提前制作，模板可以从网上下载，背景音乐最好是轻音乐。
员工座谈会旨在和新员工或者老员工有个心贴心的沟通交流，不要存在于形式，要真正做到对之后的工作开展有用处。
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