免费oa系统如何“突围而出”

免费oa系统如何“突围而出”做企业的都知道oa办公系统的重要性，谈及oa系统那绝对是很多企业管理者的痛处，特别是刚起步的企业，每每为了oa系统的选择发愁地吃不下，睡不着的。笔者也为此很头大过。后来实践中，不断摸索找到了选型的突破点。下面把我自己的oa办公系统选型心得和大家分享一下，希望对大家有些帮助。“企业不上oa办公系统是等死，上了oa系统是找死。”这是业界流传甚广的一句话。一方面，它反映出企业信息化已经成为一种趋势，另一方面也折射出企业在信息化道路上面临重重难关。现今，中国中小企已经超过4000万户，占全国企业总数的99.6%。尽管其中已经有超过40%的企业正在或已经进行了信息化改造，然而74%的中小企业信息化投入占销售收入的比重还不到1%，81%的中小企业IT技术人员少于5人。中小企业的信息化似乎陷入僵局。从OA系统的决策、实施、维护，到中小企业高层、中层、基层，不同方面各个层面都可能出现影响中小企业成功实施oa办公系统的“破坏分子”，其中有五大“破坏核心”需重点攻防。破坏核心之一：“把oa系统当作奢侈品”奢侈品的共性是什么？贵、炫目、华丽、身份的象征，不太具有实用性及性价比偏低。oa办公系统不是奢侈品，并不是资金投入就意味着企业已经成为成功地把oa系统运用起来，出色地完成了出色的信息化改造的一员。oa办公系统不是企业的形象工程，最终它应该为企业实现管理规范化，办事效率提升最大化的、持久的行政管理系统。自从传统的oa系统面世，不管是网上还是管理者之间的讨论，它们都离不开一个话题，那就是：“中小企业需要oa办公系统吗？”。一个企业的总经理非常喜欢oa系统，但是其他管理层的领导却认为企业现阶段并不需要oa系统。他们认为，企业的部门数量少，企业产品种类又只有几种，客户也一直都比较固定，所以在行政管理上完全没有必要上oa系统。总经理并不死心，于是在网上搜集很多oa使用的实例，甚至为了节省企业的成本费用，还搜集了很多免费oa办公系统的资料从而来证明他提出来的建议是没有错的。总经理“喜欢”，并不是企业实施oa系统的充要条件，更不用说是免费oa办公系统。事实上，还有很多企业也存在类似问题。他们的通病在于将目光过于短浅，只关注眼前的利益，而没有为以后的管理做好铺垫。总经理想尽办法想将企业管理规范化，但如果不能说服其他的管理层而一意孤行，那只能是用头痛粉来治胃痛，只会白白苦一场。在考虑是否需要实施oa系统之前，经理人必须头脑清醒目标明确，至少要做好三件工作：内部调查，用数据说话，找出阻碍企业进一步发展的关键障碍。　跟管理层的人员用实例来说明企业的现状，让企业上下应认清自身发展的阶段，以及将来的发展计划。为了得到企业里的员工支持和配合，那就要从决策层到执行层再到基层员工，大家必须就是否信息化形成一致意见。破坏核心之二：“价格决定一切”就算管理层都支持oa系统实施，但他们的想法都是：“只买贵的，不选对的”或是“又快又省实施oa系统”，是中小企业在选择oa办公软件和方案时容易陷入的两种极端状况。前者往往迷信那些付费的oa办公系统的强大功能，以至于忽略了其中可能存在自身企业是否能够完全运用功能的风险而盲目投入大量资金。这样做最好的结果可能是利用了oa系统的一小部分功能，而闲置其他大部分资源。而更大的可能是该oa系统在企业出现“水土不服”的症状，这不仅意味着投资回报为零，原本被寄予厚望的oa办公系统还可能变成拖累企业的“烂尾工程”。所有的企业管理者当然希望在管理上得到更好的管理效果，但成本是最大的问题。很多中小企业由于是刚起步，在预算方面比较少、力量薄弱，但是为了更好地管理企业，所以没有通过自身的考虑就盲目选择价格贵的oa系统，因此，造成企业的资金严重缺失。对于这种做法，小笔并不认同。小笔认为，价格的确是中小企业选择是否购买oa系统和如何实施oa系统的敏感因素，但不应该把它作为核心要素，企业应该更多关注总体拥有成本而非单纯的价格。如果花1000块钱买的产品，但它不能很好地解决当下解决了问题，那就是浪费了资金，可能由于产品延展性低，第二年就不能用，追加投资的成本可能会高过大企业对其他项目的投入。因此中小企业在考虑价格因素时，要将中、长期的回报率同时考虑进来。在选择oa办公系统的选型时，经理人要让好钢用在刀刃上，必须牢牢抓住三个关键因素：企业现状与愿景购买oa系统的投入产出比oa系统的适用性和延展性小笔并不认为免费的东西就不是好东西，其实现在的oa市场上，免费oa办公系统的质量可能比起一些收费的oa系统的质量还要高，而且还可以节省成本。所以小笔在此提醒，不要以价格成为产品选型的最关键因素，而是要以什么样的OA系统是适合自身企业的，就算它是免费oa系统，只要它能够在企业发挥大作用，那它就是一只“好猫”了。破坏核心之三：“技术与观念两张皮”很多企业在开始拓展自有品牌业务以后，在财务、采购、库存、市场等各个方面都出现混乱状况。企业实施oa系统之后曾经有过一段蜜月期，但混乱的情况又慢慢出现。管理者希望通过oa办公系统解决实际问题，但同时认为oa系统只是一套办公软件而已，依然坚守之前的管理理念。OA?ERP? CDM? PMS? WMS？……并不是所有的人都能面对一堆专业术语和统计数据而面不改色。很多中小企业的管理者除了恐惧实施oa系统的投资失败之外，还对于陌生的技术理念产生距离感。　　而小笔认为，管理者不要用技术的思想来看待oa系统，要用管理的思维去解决想要什么。也就是说，应该是管理为先而非技术为先。技术是实现管理思想的手段，oa系统的实施应该是管理思想的贯彻和管理体系的转型，而不只是建立企业技术框架。　　要把技术与观念结合起来，有内部和外部两个层次的含义：　　外部：求助于网上的良好资源与好的oa厂商，把管理者的管理概念与系统背后的管理理念结合起来；　　内部：oa实施上马前的沟通和培训工作至关重要，oa系统上线成功以后也应该通过不断的沟通和培训工作为系统的改良和修正提供支持。　　破坏核心之四：“一切依靠领导”　　大部分人都认同oa系统实施是“老板工程”。只有得到企业领导层的高度重视和强力推进，迅速配置企业购买oa系统所需的资金、人力和制度资源，oa办公系统实施才能真正落到实处。　　但是情况并非如此简单。正如前文所笔者所说，就算是总经理个人推崇免费oa系统或者是oa办公系统，但却遭到了其他管理层的一致反对。假设该企业正处于快速发展期，亟待通过oa系统规范企业的行政管理，总经理能不能顺利推行oa系统上线呢？　　小笔认为至少有60％至70％的员工认可和需要oa办公系统，oa实施才有可能成功；如果有一半以上的员工不支持，说明oa系统在企业里是推动不来的。　　领导层或者说决策层的态度是导向性的力量，而中层管理人员和基层员工则是执行性力量。领导层带领着企业的推行oa系统的实施方向，同时也需要来自中层和基层的鼎立配合；中层经理人在推动oa系统实施时需要得到上级的坚定支持和员工的认真执行；基层员工除了执行之外，还应该与上级沟通在实施过程中遇到的各种问题，以便领导层和中层调整方向和方法。　　技术不能决定一切，价格不能决定一切，管理者同样也不能决定一切。总经理在推行企业oa系统实施的过程中必须做好沟通的工作，不仅仅是与oa厂商沟通和上网搜集资料，还应该在企业内部建立通畅的沟通渠道。　　破坏核心之五：“oa系统实施的效果最好能立竿见影”　　企业通常都是有小企业慢慢拓展成为大企业。拓展过程中，企业曾采用过OA智能化办公系统，在物资、人力成本管理上的即时效果让经营者非常满意。等到企业进入快速发展期，面对遍布全国的销售服务网络需要导入CDM系统时，如果几年过去还没有看到财务上的明显变化。管理者对此感到焦虑不安。　　中小企业的经营大多灵活，面对市场的变化总是能迅速做出反应，对于需要时间和反复调试的信息化产品缺少大企业那样的耐心，或者由于市场变化大于oa和其他系统实施的效果，以至于系统不能适应这种剧烈变动。因而，一些中小企业面对信息化推进有些怯场。　　对于外部市场环境变动过大的企业，不推荐盲目选择贵的oa系统，通过使用免费的oa办公系统来务实进行信息化的道路。　　而对于缺乏耐心的人还能说什么呢？　　静下心来，通过与网上的资料收集和对oa厂商的了解来找出问题的症结。如果问题不是自己太缺乏耐心，而是oa系统选型有问题，或是oa厂商在构建系统的时候出现失误，就必须马上“弃暗投明”。　　信息化是不可抗拒的趋势，但是加入信息化阵营的方式和时机则各有不同。不管怎样，从企业自身出发，以企业的永续发展为目标，时刻保持清醒的头脑，是管理者引领中小企业信息化成长的基本法则。