没时间整理？其实花几分钟可能让我们的效率更高。也许你真的太忙了，忙到抽不出一点时间来整理，但是相信我，你所花费的几分钟，能够在你工作的时候找回来，而且工作效率会更高，心态也会更好，办公桌干净整洁，也会让你心情大好，办事更积极认真，效率提高，找文件，查资料更加顺手。其实是节省了不少时间。
无从下手？我们只需要一次整理一下自己手边的桌面就可以。也许你觉得办公桌很乱了，几乎能用错综复杂来表示了，没关系，我们不必向大扫除一样做到全面整理，我们可以一次只整理手边上的一部分。这样不但不会花费很多的时间，也给我们的办公留出了更多的空间，将手边的文件分类归纳，会提高我们办事的效率，找文件也很顺手。同时整理的过程中，也会让我们注意到哪些小事是我们忘记完成的。
我们总结了四分法来处理文件。一、重要的文件：这个选项放置我们要处理的重要的文件二、可以丢弃的文件：这个选项放置我们没有用的东西，比如已经做完的项目，可以放入文件柜里，比如过期的报纸杂志，可以丢弃不要。三、别人可以帮我们完成的事情：如果我们的精力实在有限，可以让别人帮忙的事情就交给别人吧。四、急需处理或者零碎的小事。
容易处理的事情，我们可以利用休息喝水的时间去做。比如有的事情打个电话就能解决，发个邮件就可以说明，那么我们千万不要拖着，要马上动手去做，也可以将这些琐碎的事，记录在本子上，等我们休息的时候，顺带手的就做好了，这样不但不会影响我们的精力，也不会出现拖延的现象，从而影响我们宝贵的时间。
整理文件遵循一次过的原理，不让他再进行第二次处理。在整理文件的过程中，一次性就把文件都分类归纳好，把没用的扔掉，千万不要再分出一个待定项，如果在分出一个分组，势必这个分组里的文件和物品都需要我们再重新进行分化归纳，这样就浪费了很多的时间。
干净的桌面，分类归纳的文件，会让我们更高效的工作。比起杂乱的桌面，我想所有的人都愿意在干净整洁的环境下工作，看着归纳好的文件档案，也会心情舒畅，做事刚有效率，找文件，查阅资料也会更加快速和准确，从而减少了大量的时间。比起我们花费的几分钟整理的时间，其实是赚大了。所以，千万不要以为整理是在浪费时间，做一次就会享受到他的妙处，让我们工作起来更加遂心应手。