外贸中的单证文件种类多而且重要, 优秀的单证文件格式和管理方法有助于提高工作效率, 减少出错, 方便合作方和自身企业管理, 提高企业形象.
方法/步骤
1
优化好各单证的格式, 保存好模版, 下次做证的时候直接在模版上修改, 提高效率.通常外贸单证上需要修改的是客户信息, 货物数量, 毛净重, 发票号码和日期等, 而外贸企业的地址电话和收款账号等信息则是固定的. 在模版上直接修改做证, 除了提高效率, 还能减少错误.
2
多人做单证的, 公司内部统一格式, 统一编号, 方便后续查询.业务员自己做证的或多位单证负责人的, 部门内部要统一格式, 统一制定文件编号, 配合企业内部管理, 方便查询.
3
单证上的固定信息要尽量简洁, 在核对单证一致的时候会很方便.很多外贸单证是一个字母, 一个标点符号都不能错的, 冗长的信息在核对单证时很浪费时间, 也更加容易出错. 比如企业自身的英文地址信息可以尽量简化, 在核对提单产地证等文件时可以减少很多工作量.
4
单证上的企业信息要和在海关登记的信息一致.海关和贸促会根据企业预先登记的信息颁发产地证, 为保证单证一致, 其他单证的信息和格式要同在海关备案的信息一致.
5
单证格式上尽量做得正式美观, 形象.在格式上, 单证要尽量做得美观大方, 既能表达得清楚, 又让人看起来很舒服. 可以在文件上插入企业logo让单证看起来更加正式.
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尽量无纸化操作, 避免打印, 电脑归档保存好, 备查.很多单证如报关文件等已经实行无纸化操作, 没有必要打印原件. 尽量减少打印, 节约资源. 电子档分类保管好, 方便查询.
注意事项
发送PDF格式的电子版单证, 防止误操作修改.
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