进行全面的背景分析选择展会过程的第一个也是通常最容易被忽略的步骤是调查内部部门和搜索行业将要进入或开发的市场。这个工来说尤为重要，对于经验丰富的参展商来说，这也是关键的一步，因为如果没有经过这一步骤，他们为进行业务分析而做的假设可能已经过时。 例如，了解销售和市场营产品组合中特定产品弱势的情况，但是同时也可能会有更适合该产品目标受众的展会。您可能也会发现管理层定位为您所在行业的思想领袖，要求您考虑有发言机会的展会。另一方面，老板想要提高知名度，展区经理可能会考虑参加有小展位的大量展会，是想与特定的竞争对手进行较量，那么寻找竞争对手开展的展会可能会更合适些，然后购得大型展位并带去可观的品牌展示和产品展示。 收集与您行业部门相关的情报可能还会发现，与会者越来越多地被私人活动或地区性展会吸引，而不是大型国家博览会。这可能会导致展会经理质疑国家或国际活动所占资源的百分比。或者可能还会发现新的地区展会，某一特定产品的市场份额下降，或者某个细分市场内的市场竞争 - 其中任何一项都可能会影响关于在何处以及如何分配投资的决策。 未能完成此项研究会使您无法有效评估您的选择。这个信息非常重要，因为如果您在这一步走错，那么后面将会是步步错。 这实质上推动了选择哪些活动以及哪些信息对帮助评估展会起到至关重要的左右。”
调查您的客户及合作前景不管您是采用由代理机构进行的正式调查，还是采用市场部门邮寄的非正式调查问卷，询问当前和潜在客户在贸易展上的意图和行动，都可以获得非常有价值的信息。 而挑战则是要找到合适的人员 - 就足够了 - 来收集可靠的数据。除了调查客户和潜在客户的内部清单之外，您还可以通过行业内的协会或展会主办方找到其他调查人员，他们销售会员或注册与会者的邮件列表。合适的样本量是必需的。一般来说，有效的电子邮件调查需要数百个回复，而焦点小组的可信反馈则至少需要进行25个深度访谈。 询问您的调查或焦点小组参与者他们计划参加什么展会，他们的购买周期及产品的总体认知。与会者对产品表现出在活动中取得潜在成功的最佳预测指标。如果有相当比例的受访者表示他们计划参加某个特定的展会，而只有很少一部分人对您的产品类别感兴趣，那么您做决策时就要将这些因素考虑在内，参加哪一个展会，如何促进目标用户购买您的产品。
采访主办方如要继续维持展览并举办新活动，展会经理必须拜访展会主办方，第一个问题应该为展会是否经过了独立审核。接受审核的展会是业内最公开透明的活动，因为出席人数和其他数字经独立第三方的验证都是准确的。信任展会提供的未经审计的数字是一种风险。尽管成本极低，但在美国估计10,000个展会中只有约70个的数字是经过审核的。 由于未经审核的数字不可靠，又由于单独参展并不会比其他的活动办得更好，建议向展会主办方提出一系列问题来确定展会的真实指标。如果一个展会在这个阶段看起来很有希望，那么还会有其他更深层次的问题，但评估一个活动的可行性和适用性奠定了基础：展会总出席率，净出席率（即减去参展商，工作人员等后有多少真正的买家出席），参展商数量，展区面积的总净面积（不是展会的总面积），每平方英尺的成本以及展会计划的天数和日期。这是每个展会主办方都应该准备提供的信息，参展商应该警惕任何不能提供这些信息的人越来越多的主办方也在调查与会者，以收集人口统计数据，地域市场信息、受众特质(如购买影响程度和预算规模)，以及对各类产品或服务的兴趣程度。 如果这些问题的答案的目标市场有明显的不同，那么您电子表格中基于这点的一些展示可能会半途而废。向主办方请求最新展会项目和展区目录的副本。里面将会有大量关于以下方面的信息：最大的10个参展商以及他们销售的产品，您的竞争对手是否参展，参展程度如何，以及产生影响力所需的展区规模。此外，请与几个过去的参展商联系，询问他们对展会的反馈意见，包括受众特质、现场交通、展会管理等。 这些信息都是参展通用电子表格中需要考虑的信息。 此外，询问与您在第一步中确定的任何优先事项或目标相关的问题。例如，如果展会中呈现课程或赞助部分的机会对您的机构很重要，请将相关字段添加到您的电子表格中。注活动背离目标的事物，包括附带成本。最后但同样重要的，询问展位的可用性以及展位在展厅的位置。如果某个活动目前尚无展台，那么下一年需将其列入考虑范围。或者，如果唯一可用的展位位置不理想，那么这可能是您分析中衡量的一个重要因素。
分析每个活动分析中最关键的一步是确定准确的出席人数，因为所有其他计算都依赖于此。，如果一个展会主办方只提供了总与会人数，那么根据拇指法则，至少有34%的人是参展商。如果主办方提供净与会人数的数字，那么已减去参展商。但是请记住，如果一个展会没有经过审核，您将需要进行一个检验测试以确定这些数字的有效性。 第二个重要的变量是业务量密度，或在整个活动中，每100平方英尺展示厅面积的观众人数计算业务量密度是一种很好的方法，既可以检验一个展览公布的出席人数的准确性，也可以评估一个展厅的活跃与否。要找到这个数字，需把净出席人数乘以与会者在展厅的平均时间。然后再乘以100。如果您不知道与会者在展示厅中花费多少时间，9小时是一个保险的猜测，尽管在面积为10万平方英尺以下的展会可能只需要6小时，但在面积50万平方英尺以上的展会可能需要12至15小时。 接下来，用展示厅的总净平方英尺乘以展示厅的开放时间。然后将第一次计算的总数除以第二次计算得出的总数，就得到了展示厅的平均密度。根据Exhibit Surveys的研究，美国展会的平均业务量密度为2.6，而密度远低于这一数字可能表明展厅交易低于参展商所能接受的水平。另一方面，密度高于5或6的通常是数字填充的标志。即使是国际消费电子展(CES)，美国贸易展的权威代表(并经过审核)也只有3.5的业务量密度。如果一个展会的计算结果的密度高于美国平均水平，那么所提供的参与人数可能过高，并且您应该怀疑使用该参与人数进行的任何额外计算。 使用尽可能真实的与会人数，以确定有多少与会者是对您的产品感兴趣并可能访问您展位的潜在客户。这是您的潜在受众。 如果您或主办方已经调查过与会者，以确定您的产品或服务类别的人口统计、购买计划和/或兴趣，那么您就在这博弈中领先了一步。如果展会管理层无法提供这方面的信息，请根据用相似产品针对同的百分比，做一个估计，然后算出您的受众在总出席人数中占的比例。例如，如果展会上有500家参展商，其中50家出售与您类似的产品，这是一个相对安全的假设，即假设大约10％的与会者对您的产品感兴趣并且可能代表您的目标市场。然后，将展会的总出席人数乘以组成目标的百分比。例如，如果您的目标市场有30％的与会者，并且该展会有10,000名净与会者，那么您理论上的受众将为3,000人。 接下来，确定理论受众中有多少与会者可能会去访问您的展位。果您有多款产品属于该展会的主打产品，那么您可以放心地假设，您的目标受众中有50%可能会来这里。如果您只展示一种或两种产品，或者如果您的商品是展会主要产品的附属品，那么数量可能接近15％至30％。因此，如果您的理论受众人数为3,000人，并且您正在展示展会的其中一个主要产品，那么您将拥有1500名潜在受众，您可以期待在这个展会中与他们互动。 现在，利用主办方提供的平方尺成本，估计一下您在展会上一个场地可能花费的费用，如果可能的话，再加上航运、人力、差旅费或其他您可以在那里举办活动的展会费用。把这个数字除以潜在受众的人数。通过将所有这些信息插入到您的参展通用电子表格中，您现在就可以使用这些工具对如何使用预算做出明智的决定。在第一步中收集的目标应该在附近，它在测量领域的潜力显示在您面前时提供一个指南针。 一旦完成分析过程，展会可能会升至一个参展商无法企及的高度，这就是为什么即使看似不太可能的活动在被驳回之前也应该进行审查。“您可能仍会参加一个非常非常小但目标受众高度集中的展会， 例如，它可能只有200名与会者，但如果他们都是您的产品或服务的潜在买家，那么该展会可能最值得您投资。同样地，展会考虑到，如果竞争活动提供更好的营销机会，或者有更多的与会者满足您的目标受众群体特征，那么您展览计划中的主要产品可能会从名单上消失。 通过实施这种方法，参加展会的风险显着降低，这种方法将简单的猜测转变为深思熟虑的分析，使您能够做出充分知情的决策。