工作经验 - - 文件的要素

文件是由封面、审批单、目录、前言、正文名称、术语与定义、工作标准、职责或附件等基本要素组成。

一、封面必备要素，给出文件基本信息，主要内容有：公司LOGO、公司名称、文件名称、文件编号、文件发布日期、文件实施日期、发布部门等内容构成；

二、 审批单必备要素，由审核单位、审核人、批准单位、批准人组成，每一审核人占一行，按职位级别降序排列；

三、目录可选要素，超过15页以上的文件为了便于查阅应编写目录或目次，主要体现文件制度中的“前言”和“章”（单份文件）或子文件名称（汇编）等信息作为目录；

四、前言必备要素，由编写目的、适用范围、换版说明、文件编写部门、归口部门、主要起草人、主要起草单位、文件发布次数及历次更改信息组成，前言中不应包含要求和推荐条款；

五、 适用范围必备要素，置于前言中，应明确界定文件管理对象所涉及的各个方面，主要有两种范围描述方式，一种为文件适用部门,即文件适用于哪些单位，另一种为文件使用范围，即文件规定了哪些方面，适用范围陈述应简洁，以便能作内容提要使用；

六、正文名称必备要素，正文名称要准确、简洁，尽量使用通用词（术）语，并能与其他文件区分，正文名称可上下多行编排；

七、术语和定义可选要素，为理解文件中某些术语所必需的定义，用于对专业术语或名词做出正确的解释；

八、 工作标准必备要素，是文件的规范性要素，工作标准中的描述应简明扼要，包括陈述、推荐和要求三种条款类型，工作标准中还可包括考核标准，考核标准为可选项；

九、附件可选要素，随同主文件一同制订的补充性文件，附件应在正文中或前言相关条文中明确提及，附件的顺序应按条文中提及的先后次序编排，每个附件均应有编号，分别用1、2、3…数来表示。