对于老年人自愿参加的活动，为了防止活动中出现意外导致责任纠纷，可以要求参加活动的老人及其家属代表跟活动组织者签署三方责任声明，对活动中非组织者过失导致的意外，要求老人及其家属自担风险，对活动组织者进行免责。为了降低活动组织者自己的责任风险，可以严格要求：老年人要参加活动，就必须签署免责声明，如果不签署免责协议就拒绝对方参加活动。
对于老年人分散在离活动地比较远的各处的情况，为了防止意外风险，必须要求老年人有家属陪同参加活动，如果家属不能陪同，则可以婉拒老年人参加。
为了降低活动过程中老年人及其家属出现意外导致的索赔责任风险，活动组织方可以给老年人及其家属购买短期保险，用于防范交通意外、急病等导致的伤残及身故风险，这种保险一般投保低，可以按天收费。
很多老年人有心脏病、高血压、糖尿病等疾病，稍有不慎就可能出现生命危险，因此，为了能在活动过程中及时抢救意外急病的老人，要为活动配备驻场医生，并配置对应急救药物，如果可能的话，大型活动要配置急救车全天候备用。活动开始前，到场的老人都要先进行体检，并询问现患疾病情况，做好各个老人的急救准备。
每位老人都要安排有专人负责（工作人员或是志愿者），老年人及其家属有什么事情可以直接跟对应的负责人联系。同时，要把老年人及其家属、医生、直接负责人、活动总负责人等人的联系电话整理打印出来，分发给各个参加活动的有关各方，这样一旦有什么事情可以快速沟通联络。
对于腿脚不便的残疾老年人，可能需要拐杖或是轮椅才能行走，因此，在选择活动场所时要考虑方便残疾人通行，食宿要能照顾得到残疾老人，接送的交通工具要方便残疾人乘坐，需要安排专人负责搀扶老人进入活动现场，并要在食宿时为老年人提供行走活动帮助。
老年人往往对新环境比较感兴趣，喜欢到处走走看看，如果老年人不熟悉活动场所周围的环境，最好安排专人陪护老人散布，防止老人走丢。
老年人听力可能不好，有的地方还存在各种各样的方言，为了能使得老年人能听懂活动各方的发言，能跟参加活动的老人交流，最好配备各种方言翻译。
饮食往往是老年人活动中出问题最多的地方,因此，食材质量一定要过关，饭菜要考虑老年人身体状况，不能太过辛辣刺激和油腻，清淡为主，甜食不宜过多，高度酒等不宜提供，否则容易导致老年人肠胃疾病等急性发作,也不利于糖尿病等患者的健康。