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行政办公人员必须掌握的4个Excel技巧

对于行政办公人员来说,必须掌握常用的Excel实用技巧,用以提高工作效率,今天我们要学习的是这4个实用技巧,在实操中有很高的应用价值哦!
工具/原料

Excel 2016

方法/步骤
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一、显示长数字。        我们都知道,也遇到过,在单元格中输入的数字比较长的时候,会以科学计数法的形式显示,如果超过15位,不加以处理的话,后面的数字会全部存储为0。那么我们在输入身份证号等较长的数字时,如何有效的输入呢?1、设置格式:0或文本。方法:1、选定目标单元格。2、快捷键Ctrl+1打开【设置单元格格式】对话框,选择【分类】中的文本并【确定】或选择【自定义】,在【类型】中输入0并【确定】。解读:1、将单元格格式设置为文本的形式,可以存储15位以上的正确数字。2、自定义格式为0如果位数在15位以上,则15位以上的数字显示为0,存在误差。

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2、辅助符号:'。方法:在输入数字前输入符号'(单撇),然后紧跟着输入数字即可。

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二、出勤情况统计。1、Aggregate+Countblank组合法。方法:1、在“出勤天数”、“缺勤天数”单元格中分别输入公式:=AGGREGATE(3,,C3:Q3)、=COUNTBLANK(C3:Q3)。解读:1、Aggregate函数主要作用为返回一个数据表或数据库的合计。语法结构为:=Aggregate(功能代码,统计方式,统计范围)。其中的3和Counta函数的功能一样。2、Countblank函数的主要作用为返回空单元格。语法结构为:=Countblank(统计范围)。

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2、Counta+Countblank组合法。方法:1、在“出勤天数”和“缺勤天数”单元格中分别输入公式:=COUNTA(C4:Q4)、=COUNTBLANK(C4:Q4)。解读:1、Counta函数的作用为:统计区域中非空单元格的个数。语法结构为:=Counta(统计范围)。2、从示例中我们可以看出实用于“文本”和“符号”的情况。

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3、Countif函数法。方法:在“出勤天数”、“缺勤天数”单元格中输入公式:=COUNTIF(C6:Q6,'1')、=COUNTIF(C6:Q6,'0')。解读:Countif函数为计数函数,根据指定的条件统计范围中的数量。语法结构为:=Countif(统计范围,条件)。

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三、在文字的后面快速输入下划线。方法:1、选定目标单元格。2、快捷键Ctrl+1打开【设置单元格格式】对话框,选择【分类】中的【自定义】,并在【类型】输入:@*_  并【确定】。

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四、快速输入分数。方法:在目标单元格中输入0空格分数,也就是在分数本身的前面添加0和空格。解读:1、次技巧如果不能熟练应用,也可以通过修改单元格格式的方式进行哦。

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结束语:        文本主要讲解了四个常用的技巧,输入长数字、统计考勤情况、在文本后输入下划线及输入分数,具有很高的应用价值哦,希望对大家的工作效率有所提高,不懂的地方可以在留言区留言哦!

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