首先是得到举办培训/会议的确切消息或者或批准，然后了解领导的意图，明白培训的主要目的是什么，邀请哪些人出席或授课。有明确的批准，文字版的，领导签字的最好，不容抵赖。
会议的地点及酒店的选择看领导的意见，如果地点确定需要选择酒店，必须考虑一下几点：1是酒店是否符合相关规定，是不是财政部或省、市的定点酒店（看单位是否有要求）；2酒店是否按照单位财务标准的要求提供住宿和餐饮，也是考虑预算；3是酒店是否有这个接待能力的档期？房间是否有一定的数量供灵活安排？会议室大小和数量够吗？餐厅能不能同时安排200多人就餐？会议计划的时间酒店是否能够空出来时间专门或主要接待？会不会忽然变卦？4看酒店的销售经理人怎么样？太难打交道的，总是敷衍的，会给你后来的工作带来很多烦恼。有必要就提前去踩点。
紧接着就是将通知发出去（至少在会议前10天），里面明确会议或培训举办的时间、地点、联系人、交通方式，参会人员反馈信息的反馈时限。要在会议报到前3天收回反馈信息。
另一方面开始邀请出息的领导或嘉宾。一般是先打电话过去确认可以参加再发送正式的邀请函，一些领导或嘉宾的邀请函需要按照他们的要求进行修改，不能使用统一的模板。这一版要在会议前至少1周进行。
和酒店商量是否需要提前预付部分款项（会议前2天打款过去即可）一般是会议总预算的二分之一或3分之2。如有前期需要寄往酒店的东西，至少要提前3-5天寄过去，偏远地区要再适当提前。
收集报名信息和领导嘉宾参会回执，制定或修改会议日程，制作会议手册。会议手册需要包括的内容组要是：封面、目录、日程、参会人员名单（必要时加入房间号）、温馨提示或注意事项（包括会务组人员联系方式、用餐地点及说明、酒店平面图等）等。千万注意领导和嘉宾的姓名、性别、民族和单位职务绝对不要错哦！做好后要请领导审核，一定要定稿后再交付印刷，也可先会做样本，再次检查，无错后正式批量印刷。要在报到前一天印刷完成并送到会议地点。
同时跟踪领导及嘉宾的航班或火车信息，行程是否调整？是否需要安排接机接站？必要时要安排专人负责此项工作。