差旅人数超过10人的企业更适合上一套差旅报销软件来管理企业的差旅费用及行为。差旅人数低于10人的企业，小而精，基本上人为扁平化的管控即可。上一套系统的性价比不是特别高。
员工差旅的事前规划传统的差旅方式较为落后，员工的出差往往是口头上的汇报，申请也往往缺乏规划，因此造成的资源浪费较为严重。新型的差旅报销软件可以有效减少差旅事前无规划的问题，以全程费控为例，员工出差之前先做好日程规划，具体到需要多少天，多少预算，途径地点，以及出差事由等等都可以得到有效的计划。
员工差旅的申请及审批以往纸质的申请及审批报备往往是低效的，层层纸质审批的方式产生了巨大的时间消耗。采纳了差旅报销软件后，员工可以随时随地在自己的手机端发起自己的差旅申请，领导也可以在任何的时间、地点审批这项单据，而且这张单据可以抄送至领导或者微信通知，确保上层领导实时知晓。以报销吧为例，支持手机APP进行移动报销申请、移动审批，通过消息工具像微信一样进行沟通，提升效率。
机票酒店的预订传统的方式里，员工的预订行为是缺乏统一的平台的，受限于信息方面的不完备，哪怕是同一张票，在不同平台、不同时间段每个员工预订的价格也有可能天差地别，目前市场上机票最高与最低价相差近5倍左右，可想而知，在机票预订上我们的优化空间有多大。差旅报销软件可以为企业解决这个问题。企业约定好短期内性价比最高的机票供应商，让所有的员工在统一的平台上进行预订，嵌入已经设定好的差旅政策标准【这些标准包括为不同费用类型设定的标准，比如差旅航班的选择、不同员工的住宿餐饮费标准等等】，即可确保差旅机票的预订平台统一并让设定好的差旅政策执行，且由于挑选了最优的差旅供应商，也可达到成本控制的目的。
差旅事中行为的控制对于大多数企业而言，员工在外行为及费用真实性是很难确认的，只能通过员工事后的发票开具及口头汇报中获取相关信息。而差旅报销软件可以通过实时拍照、日报配合签到定位确保员工行为发生在事先申请的地方，且可在移动端上传自己的发票进行及时审核，确保真实的信息第一时间同步回下一环节的审批人。
差旅报销的合规差旅报销是否合规，主要确认三个事项：费用真实、发票真实及唯一性、或者法律设定的标准。费用真实，在本文中第四点已有介绍，不再赘述；而在发票真实及唯一，或者法律设定的标准时，差旅报销软件的作用得到突显，基于新型的OCR及电子发票识别技术，目前的差旅报销软件可以做到电子发票识别验真、查重、价税分离等操作，而且这些操作基本上可以自动化完成，因此可以极大的提升财务效率及增强差旅合规性。或者法律设定的标准：这个可以通过差旅报销系统的合规引擎加以管控，企业可以自行嵌入费用预算的标准及相关的制度，确保员工按标准执行，若不符合规则，差旅报销软件会以预警的形式告知申请人及审批人。
围绕着差旅这一主要场景，差旅报销软件可基本覆盖差旅预订、申请、报销审批及数据分析的全环节管控，从而达成企业差旅成本控制、流程高效，费用合规透明的目的