十年经验！外贸、销售员、业务员必备软件

做了十多年的外贸销售,一个人做得辛苦,但是回报也是颇丰厚的,最近看到很多朋友都准备外贸发展,但是遇到问题各种头大还有弯路,让很多朋友坚持不了多久就放弃了。工欲善其事,必先利其器!这里就分享一些软件来减轻大家的工作负担:‍1.办公处理:金山WPS搭配金山网盘:1)WPS很多人都听说过,但是中国很多系统都是预装了office的,所以对WPS还是非常陌生的。WPS是国产荣誉品牌金山出品,其个人版是完全免费的,而且相对小巧,运行快速,而且可以兼容几乎所有office的文档。对于可能要带着笔记本到处跑的人来说,使用WPS会更加方便。另外,WPS最近还推出了移动版本,安卓的用户可以抢先体验到移动办公的便捷。2)WPS也包含office的经典三板斧:word、excel、powerpoint,几乎可以完全替代office的存在,最最最重要的一点就是,WPS是免费的,而且还对国人的使用习惯进行的本地优化,实在是好产品。3)WPS还内置了不少插件还有办公资源,例如一些工作文档的模板等,大大加快了工作效率。4)配合金山网盘,可以将工作文档保存到云端,随时随地进行编辑,安全、便捷、可靠。关于金山网盘:金山网盘提供的是在线网络存储服务,具有容量大、安全、省心、方便等特点,不仅可以防止文件丢失,还能对文件进行加密、存储、访问、备份、共享等,非常方便,是不花钱的移动硬盘。2. PDF转化:BULLZIP PDFPRINTER以及PDF阅读:福昕pdf阅读器BULLZIP PDF PRINTER是一款虚拟打印机驱动程序,可以转换任何可打印的文档或图像为PDF格式。1)可以将任何可以打印的文件转化为PDF,建议优先使用WPS,但是对于有些图片,可以用这个软件直接转化,毕竟有一些文档是不适合直接给word或者excel对方看,而换成pdf会更加好,希望新手们都可以明白。2)可在Windows7下运行,很多PDF软件是无法在Windows7环境下运行的福昕pdf阅读器小巧而强大,阅读快速方便,就这么简单,用过很多类似的pdf阅读软件之后强烈推荐使用这个!3.外贸管理软件:外贸出口单据通说白了,很多所谓的免费外贸管理软件都是噱头,没有实际意义的,一般外贸员无需这些软件。一般来说,这些软件是老板管理我们这些外贸员的。必须注意的一点是,大多数外贸管理软件在试用的时候,都不会保存你的数据。而更加悲剧的是,很多软件都不支持已经成为主流的Win7系统。这里推荐个实用的免费外贸工具“外贸出口单据通”,可以起到类似的作用。将文件下载下来,一次性输入,就能获得完整的形式发票,装箱单,采购合同,商业发票,报关单,订舱单,装柜计算,项目预算等等单据,而且所有的单据是统一的。避免了重复输入过程中因为不小心造成的单单不符。其中的装柜计算尤为方便,只要输入箱尺寸,就能自动生产装柜方案4.ACDSEE:现在看图的软件非常多,ACDSEE是目前非常轻便的看图工具之一。它能广泛应用于图片的获取、管理、浏览、优化等等。它的特点有:1)支持性强:支持ICO、PNG、XBM在内的数十种种图像格式;2)快:能快速、高质量的显示图片,软件便捷,占用内存小;3)操作人性化:能够很轻松的处理数码影像。能方便的调整图片大小,转化格式。拥有剪切图像,锐化,曝光调整,镜像,旋转等功能,还能批量处理。配合BULLZIP可以将图片批量打印成为PDF。5.虚拟传真:虚拟传真是普通传真+互联网的新型传真方式。它实现了传真的网络发送接收。虚拟传真的功能齐全,操作一目了然。不花钱的虚拟传真不用找了,很难用的,只是发传真用的话一般是100元,收发都要300元左右,会送一个号码。1)节省了固定资产投资:无需购买任何硬件,无需使用传真纸。发送传真的费用比传统传真机便宜2)使用方便,操作方法就如发送邮件一样简单,将邮箱地址改为对方传真号码即可直将文件发送至对方传真。收发的传真还会存档,方便以后查阅3)支持群发功能,短信业务及通讯录功能4)支持离线功能,支持移动办公(只要登陆邮箱,即可接收传真)5)可对发送的传真情况进行实时跟踪,查询发送情况以及计费情况,方便传真以及计费的统计管理在淘宝上搜索“网络传真”,自己找一个信誉好一点的就ok。6.群发邮件软件WORLDMERGEWorld Merge是国际著名的个性化群发软件。深受广大用户的欢迎。它在群发邮件时,充分显示了功能强大、简单易用和安全保密等特点。1)发件迅速,有效并个性化;只需将所有客户的名录(如Email、姓名、公司名等)输入一个Excel表格中,就能一次性发送成百上千封邮件。信体部分会根据收件人自动变化,显示的是他的姓名、公司名等,所以当客户看到时,会认为是单独写给他的,而不是群发的垃圾邮件。2)客户名录(地址簿)支持的格式多:Excel、文本文件、Access、FoxPro、Outlook地址簿、Dbase等7.云呼cloudcall网络电话云呼网络电话是一款免费网络电话软件,可以很方便的通过电脑、安卓和苹果手机打电话,可以理解为中国的skype,对比了skype,我觉得云呼更加适合我们中国人,特别是中国外贸人使用。它的特点有:1)每天都有送话费的活动,坚持每天都参与的话,也可以省下不少的话费。2)对方无需安装客户端也可以进行通话3)可以拨打国内手机、固话,也可以拨打全球主要国家,包括美国、英国、澳大利亚等国家,资费也相对便宜(可以说是不用钱,因为送得太多了),充值可以通过支付宝还有淘宝,貌似最近有活动,充值10元以上送永久VIP,音质更好。拨打美国0.2元,英国固话0.15元,还有其他国家的可以参考网站的信息。4)有一个比较牛逼的功能就是,可以多方通话,对于一些特殊情况,可以几个人同时电话商谈,对方不需要安装客户端也可以。8.境外邮箱:Gmail &邮箱管理必备:Foxmail &金山词霸企业邮局代表了一个企业的形象,国外用的形象,拥有海外业务的企业有自己的邮局是最基本的。企业也在靠Email产生业务量,无法收发或者出现丢失现象都有可能给企业带来比较大的经济损失,而海外邮箱可以大大降低这些风险。由于服务器在境外,使用其给海外客户发送邮件时尤为可靠,极大降低邮件的滞留率。用企业网站域名来建立自己的企业邮箱是非常简单的,这个可以参考网上相关的方法,我这里就推荐Gmail,快速便捷,全球通用。Foxmail是我一直都在使用的邮箱管理软件,非常简便,轻松收发多个邮箱,特别是企业邮箱,不用每次都需要登录这么麻烦,而且还有地址簿、邮件签名、附件压缩等很便捷的功能,具体自己去摸索摸索。为什么把金山词霸放在Email这里呢?因为我相信大多数中国人,做外贸的中国人的英文水平也只是渣渣,在写邮件跟老外交流的时候,不翻翻词典是很难沟通的。