会议发起人
与会人员
会议室
IM工具、电话、邮件
签到表
明确会议目的和议题当你接收到组织会议的任务时，需跟发起人明确会议的目的、议题，以更充分的准备会议、将会议信息准确的传达给相关人员。以下会议目的、议题示例：1）会议目的：关于下季度工作的商讨。2）议题：回顾本季度工作；讨论下季度工作；工作任务分配。
明确出席人员和列席人员明确会议信息后，需与发起人确认与会人员。如果发起人没有明确的与会人员名单，我们可以根据会议主题，初步拟定与会人员名单，然后和会议发起人逐一确认。与会人员包括出席人员和列席人员。出席人员指正式被要求参加会议的人，具有表决权，而列席人员指可参与会议，无表决权的人员，也可理解为旁听者。
预定会议室，拟定会议时间如果领导有会议时间的要求，尽量将会议安排在特定时间；如果没有，可根据与会人数预定合适的会议室，并拟定会议时间。公司的会议室数量有限，当你需要开会的时候，会议室可能被提前预定了，此时就需要和他人借会议室，所以会议的时间安排就很被动了。
发送会议通知拟定会议时间后，需通知所有的与会人员，可借助IM工具发送会议通知，如QQ、微信、钉钉、邮件等，需将会议主题、会议时间、地点等信息传达到位。
准备会议材料，提前分发给出席人员确定会议后，需跟会议发起人和出席人员收集会议材料，并将会议材料进行整理，分发给所有出席人员，以便他们提前了解会议内容，提高会议现场的效率。
开会前15分钟通知与会人员在会议开始之前的15分钟，可以再次发消息通知各与会人员，避免部分人员工作忙碌而忘记了会议时间。作为会议组织者，应确保所有出席人员在会议开始时都能准时到达。
会议现场，引导与会人员签到在会议现场放置签到表，引导每个与会人员现场签到，便于清点缺席人员，并立即打电话联系对方，提醒对方尽快到场。
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