至少提前三天与院方确定义工团队的人数、时间、活动的内容和主题，需要院方准备哪些。避免突然拜访，给院方带来不必要的麻烦。一般建议上午9点后，下午两点半后，活动时间点要在院方饭前半小时结束。
活动当天提前约定义工团队在某个地方集合，一起到养老机构，避免院方的多次接待。负责人需要带上自己的相关证件（身份证、学生证、工作证等），已减少院方的顾虑。
礼物方面根据团队和个人的实力，量力而行，不必过于贵重，但可以量化分配，咨询院方后可以选择水果（香蕉、葡萄、橘子、西瓜等）、小面包等。如果能保证活动现场的老人都能够享受到可以购买，如果不能就宁可不买，避免老人间的攀比。
如果有表演需提前准备并检查好表演所需设备，节目列表、音乐、话筒、播放设备、摆放的桌椅等。养老机构多为失能半失能老人，自理老人较少，尽量以老年人喜爱的节目为主。
如果没有活动表演，那到养老机构做些什么呢？1.为老人提供理发（老人也很爱美的，要有基本功才可以）、量血压（特别受老人欢迎）、修理（老人的轮椅、老人室内设备的损坏维修）等服务2.聊天尽量和老人谈论天气、养生、开心的事情。在节假日尽量不提子女问题，除非老人主动提到子女，避免老人思念亲人。3.个人清洁 其中包括和老人梳头，剪指甲，洗脸洗脚洗头（洗头这方面需要有专人护理人员来做，自己一定要量力而行，其他的也要用40度左右的温水）等。4.娱乐活动 和老人一起打麻将、跳舞、下象棋等。（能输就输，你来的目的是让老人开心，不是来这当冠军，当然不能输的太明显，你懂得）5.行走锻炼对于连基本锻炼也不能进行的老人，义工可以搀扶着他们，或者推轮椅带老人园区转动。轮椅下坡时倒着推，避免老人身体前倾摔下轮椅。6.喂食非专业人士不要参与喂食，避免发生老人噎食的风险。7、房间打扫向护工申请清洁工具，使用后归还护工人员。
活动结束后，向老人和院方告别，有条件的可以让院方带领参观。
女士着装方面切不可过于暴露，尽量不穿短裙。
不要带宠物
不要在院区吸烟
不要当着老人的面与其他人说悄悄话