考虑清楚工作计划的用途。有很多原因导致了要写工作计划。先确定好写作的目的，然后你就可以有计划的准备，从而达到事半功倍的效果。记住，大多数工作计划都有一个时间周期（即6个月或1年）。在公司里，一份工作计划可以让你的上司更清楚你将在未来的几个月里将要进行的工作，特别是在年度业绩审查之后，或者是团队承接大型项目之前。工作计划还可以作为一份结果文件，在新一个财政年里召开的战略规划会议的决议。学术上，工作计划可以帮助学生为一个大型项目建立进度表。还可以帮助老师准备本学期的课程材料。就个人事务而言，工作计划可以帮你更清楚你打算做什么，你如何做，以及在哪一天前完成它。个人的工作计划，即便不是严格要求的那种，也会有助于个人随时掌握自己的目标和工作进度。
写上概述和背景。对于专业的工作计划，你可能需要些概述和背景。你的主管或者经理需要你提供这些信息，以便他们快速的了解你的工作计划。学术上的工作计划则常常不需要写概述和背景。概述应尽可能的简洁和引人入胜。通过它提醒你的上司你为什么建立这个工作计划。它的范围应该是你在这段时间工作的特定项目。在背景部分你应该强调你为什么写这个工作计划。例如，复述最近工作中的细节或统计数据，找出其中应该解决的问题，或者写上你在先前工作中收到的良好评价。
确定目的和目标。这两个目标在达成你的工作计划方面是互相联系的。当然，它们也有区别，目的倾向于普遍性而目标倾向于具体性。目的应着重于项目的整体前景。列出你的工作计划所需的最终结果。 保持它的广泛性，例如，把目的设定为完成一篇研究论文或者学习更多写作的知识。目标应是具体的和可操作的。换句话说，也就是这些目标可以量化操作。例如，为你的研究论文寻找采访人物就是一个很好的目标。很多精细的工作计划将目的分解为“短期”，“中期“，”长期“。例如，的短期目标是在未来3月提高30%的收视率，这与它在接下来的一年里通过社会化媒体加强品牌知名度的长期目标有很大的不同。目标通常写成主动时态，并使用有具体含义的行为动词（如“计划”，“写作”，“增加”，以及“测量”），而不是一些很模糊的词语（如，“调查”，“理解”，“了解”，等等）。
列出可用的资源。这包括所有对达成目的和目标有用的事物。工作计划的倾向性不同，所需的资源也会有所变化。就一项具体工作而言，资源可以包括财务预算，员工，顾问，办公楼或者办公室，以及书籍资料等事物。如果你的工作计划更正式一些，那么可以把详细的工作预算都列入附录中。在学术领域，资源可能包括进入各种图书馆或研究室的权限；各种研究资料，如书籍，报纸，期刊；电脑和互联网权限；教授、专家以及其他你可以咨询问题的人。
对现实条件的束缚要有清楚的认识。这些束缚是你达成目的和目标途中的障碍。例如，如果说你正在为学校做论文研究工作，然后发现自己的时间表排的满满的，很难有余裕去搜集资料认真的写论文。这个时候，你现实条件的约束就是时间太紧，你可能需要更改原有计划才能为论文研究留出充分的时间。
责任明确。问责制对一个好计划至关重要。谁来负责各个小任务的完成？工作需要整个团队的共同努力，但是这些人中必须有一个人对任务的按时完成负责。
战略规划。重新审视下你的工作计划，决定通过何种策略使用资源，克服现实条件的束缚，并实现你的目的和目标呢？列出具体的行动步骤。确定为了实现你的目标，每一天，每一周需要做什么。同样也列出来团队中的其他人需要做什么为了工作的更有效率，你可以考虑使用一些项目管理软件或者个人日历。建立进度表。建立进度表的时候要注意各种意外随时可能发生，所以必须要留有余裕，以保证工作按时完成。
制定一个适合你的工作计划。只要你喜欢或者需要，工作计划可以很详细很广泛。编写工具可以简单的用纸和笔，也可以复杂点用专业软件，方便添加图形和色彩。使用你最喜欢和最高效的工具。