首先是后勤保障，涉及到会场布置（包括展板、桌椅、灯光、有线和无线网络、显示屏、打印机、信息板、商务中心、电脑等）、住宿、吃饭、出行（前往会场的车辆调度等）一系列问题需要敲定，这个视和场地提供方签约解决。
然后是活动日程需要商定。大型活动尽量分散，不要一天就好几个活动，会分散精力。活动日程一定要征求多方意见，尽量保证出席率和活动效果。每个小活动的流程都要细化，写在纸上，从场地的布置图、需要的设备清单到活动流程（每个时候谁做什么）都要弄清楚，就像剧本一样，做到心中有数。千万不能到时再弄，一怕来不及，二怕很多东西没有。
许多稿件需要提前准备，例如公报、新闻通稿等，活动流程一确定就要赶紧写起来。这个时候要和负责活动日程的人对接，希望他们尽早弄好。
如果邀请记者采访，需要提前发函并收集信息，现场签到，对记者数量心中有数。凡是报名了的记者他们会自行报道（这是人家工作的一部分，人家报道好了也有回扣的），我们不用干涉，提供协助就好。如果涉及敏感信息，需要和记者沟通，让他们把拟发消息提前给我们看一眼，如无不妥即可发送。
安保是很重要的一块，一定要提前勘察场地，确定安保设备的摆放位置，以免过于拥挤。安保方案涉及每个人员，所以务必将其交给其他同事看一眼，例如管理记者的负责人对安保方案有什么要求。比如，发放记者证时如果有人代领应该怎么办，这个必须和安保人员事先沟通好，如果他们要求严格，我们对记者的要求也严格，否则按照惯例代领不需要过多证件的。涉及其他人员的方案也务必相互交流，以免发生冲突。
安排协调好摄影师和摄像师，尽量做到所有活动、活动的所有亮点全面覆盖，便于后期总结和宣传。
要办好大型活动就不要省钱，但也不能过度浪费，做好财务工作、精打细算是非常有必要的，也是杜绝腐败的根本，例如打印机应该设定为默认黑白，而不是彩色，否则将导致打印费用成倍增加。