会计凭证[金账本]

会计凭证是记录经济业务、明确经济责任并据以登记会计账簿的书面证明。通常按填制程序和用途的不同分为原始凭证和记账凭证两大类。第一节　原始凭证一、原始凭证的概念　　原始凭证：又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录和证明经济业务的发生或完成情况的书面证明，它是会计核算的原始资料和重要依据，是登记会计账簿的原始依据。不能证明经济业务发生和完成情况的各种单据是不能作为原始凭证的，例如银行存款对账单等。原始凭证，是具有法律效力的最初书面证明，是记账的原始依据，是会计核算的基础。二、原始凭证的分类　　原始凭证按照来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证。　　（1）外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。例如出差人员用来报销的火车票、飞机票等。　　（2）自制原始凭证是指在经济业务发生或完成时，由本单位内部经办业务的部门和人员填制的原始凭证，此类原始凭证仅供单位内部使用。例如企业的材料入库单、出库单等。　　自制原始凭证按照填制方法不同，分为一次凭证，累计凭证和汇总凭证。①一次原始凭证是指一次填制完成、只记录一项经济业务的原始凭证。②累计原始凭证，在一些特定单位，为了连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务，需要在一张凭证中连续、累计填列该项特定业务的具体情况，这种凭证称为累计凭证。例如生产企业的限额领料单。③汇总原始凭证是指对一定时期内发生的同类经济业务的若干原始凭证，按照一定方法汇总以后填制的原始凭证。编制汇总的原始凭证可简化记账凭证的编制和账簿的登记工作。三、原始凭证的基本要素　　原始凭证都必须具备以下基本内容及一些基本要素，这些基本内容和要素主要包括以下7个方面：1.原始凭证的名称2.原始凭证填制日期即经济业务发生日期3.填制凭证单位的名称及公章或专用章4.经办人或责任人的签名或盖章5.接受凭证单位的名称6.经济业务的内容7.经济业务的数量、计量单位、单价和金额四、原始凭证的填制　　填制原始凭证要由填制人员将各项原始凭证要素按规定方法填写齐全，办妥签章手续，明确经济责任。原始凭证的填制有三种形式，一是根据实际发生或完成的经济业务，由经办人员直接填列；二是根据已经入账的有关经济业务，由会计人员利用账簿资料进行加工整理填列；三是根据若干张反映同类经济业务的原始凭证定期汇总填列汇总原始凭证。　　原始凭证的种类不同，其具体填制方法和填制要求也不尽一致，但都应按下列要求填制原始凭证：1.符合实际情况　　凭证填制的内容、数字等，必须根据实际情况填列，确保原始凭证所反映的经济业务真实可靠，符合实际情况。2.明确经济责任　　填制的原始凭证必须由经办人员和部门签章。3.填写内容齐全　　原始凭证的各项内容，必须详尽的填写齐全，不得遗漏，而且凭证的各项内容，必须符合内部牵制原则。4.书写格式要规范　　原始凭证要用蓝色或黑色笔书写，字迹清楚、规范，填写支票必须使用碳素笔，属于需要套写的凭证，必须一次套写清楚，合计的小写金额前应加注币值符号，如“￥”、“＄”等。　　无论是外来原始凭证，还是自制原始凭证，都必须在每项经济业务发生和完成时直接取得或填制有关的原始凭证。这是填制和复核会计凭证的最基本、最一般的原则要求。原始凭证的填制必须做到真实可靠、手续完备，内容完整、书写清楚，连续编号、及时填制。具体讲应注意以下问题：1.从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章（一般盖财务专用公章），没有公章的原始凭证不能作为报账的依据。有些特殊的原始凭证，出于习惯和使用单位认为不易伪造，可不加盖公章。2.从个人处取得的原始凭证应有填制人员的签名或盖章。3.自制原始凭证同样具有法律效力，虽不一定加盖公章，但一定要有完整的签审手续。经办人、负责人、审核人、签领人一定要签名或盖章；经办单位负责人所指定的人员的签名或盖章也视为有效。4.对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章，一般用财务专用章。不盖公章的原始凭证是无效凭证。5.购买实物的原始凭证，必须有实物验收说明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。6.一式几联的原始凭证，必须用双面复写纸复写，并连续编号。因填写错误或其他原因而作废，应加盖“作废”戳记，整份保存，不得缺联。复印的原始凭证不能作为记账凭证的依据。7.已经销售的物品被退回，实物要验收入库或另作处理。退还款时，要先填制退货发票。用现金退款时，要取得对方的收款收据；以银行存款退还的。以银行结算凭证记账联作为证明，不得以退货发票代替对方的收据。8.职工因公借款，应填写正式借据作为记账凭证的附件。9.经过行政机关批准的经济业务，批文是不可缺少的原始凭证。年终，如果需要将批文抽出另行保管时，应当复印一份作为附件替换正式批文。10.对重要空白原始凭证，应指定专人保管，领用时应填写领用单，注明用途、领用单位、领取人以及空白原始凭证的起讫号码。用完后，要以存根销号。11.购买专控商品，除了银行转账或汇款凭证、销货方开出的发货票、本单位的购物入库或使用证明外，还必须附有社会集团购买力专控办公室签办的批准购买文件。12.发生频率极高、性质、内容相同，只是每张凭证反映金额不同的原始凭证，在编制记账凭证之前，可按制度规定编制原始凭证汇总表。五、原始凭证的审核　　从外表形式上审核，应注意原始凭证的填制内容是否齐全，手续是否齐备，数字计算是否正确，大小写金额是否相符，有关经办人员签章以及主管人员审批意见是否齐全等。　　从经济业务内容上审核，应注意原始凭证所记录的经济业务是否真实、合理、合法，是否符合审批权限和手续，开支是否符合财经纪律及本单位规章，经济业务中有无弄虚作假、铺张浪费的行为。　　在审核原始凭证的过程中，对于真实、合理、合法的凭证应及时入账。如果发现问题，应根据不同情况分别处理：如属技术性错误，如数字计算有误，手续不齐等可退回补办，更正错误；如属超计划的预支领用等，应提交有关责任部门处理；如发现违章违纪、弄虚作假、伪造涂改的原始凭证，会计人员应扣留凭证，并拒付款项，及时向上级主管部门汇报。第二节　记账凭证一、记账凭证的概念　　记账凭证：又称记账凭单或分录凭证，是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记会计账簿的直接依据。二、记账凭证的分类　　记账凭证按照所反映的经济业务内容的不同，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。　　收款凭证是指用以记录库存现金或银行存款增加业务的记账凭证。分为现金收款和银行存款收款凭证。　　付款凭证是指用以记录库存现金或银行存款减少业务的记账凭证。　　转账凭证是指用以记录库存现金和银行存款以外业务的会计凭证。　　目前实务中运用比较的是通用记账凭证，用通用记账凭证记录各种经济业务的凭证。　三、记账凭证的基本要素　　记账凭证必须具备以下基本要素：　　（1）记账凭证的名称。如“收款凭证”、“付款凭证”、“转账凭证”或“通用凭证”等。　　（2）记账凭证的日期。一般应为编制记账凭证的当天日期。　　（3）记账凭证的编号。各单位应按月编制记账凭证的统一编号：如果本单位采用分类账凭证时，可将记账凭证可分为“现收字第×号”、“现付字第×号”、“银收字第×号”、“银付字第×号”、“转字第×号”五种进行流水顺序编号。如果本单位采用通用记账凭证，则可以将所有的记账凭证统一编号，注明“总字第×号”。　　（4）经济内容摘要。凭证的“摘要”栏应简明扼要地说明经济业务内容。　　（5）会计分录内容。即按照借贷记账法的原则编制的会计账户对应关系，分为会计科目名称（包括总账科目和明细科目）、金额和记账的借贷方向，会计分录内容是记账凭证的最基本要素。　　（6）所附原始凭证张数。　　（7）有关人员的签章。填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。　　（8）记账符号。在记账凭证记账后，在凭证的“记账符号”栏内打“√”符号。四、记账凭证的填制　　记账凭证的应注意以下几点。1.凭证应按顺序编号。　　记账凭证必须按月分类连续编号，以便分清会计事项处理的先后顺序和日后与账簿记录核对，确保记账凭证完整无缺。单位应根据单位规模、业务量大小对记账凭证进行具体分类，无论哪一类编号，都必须做到按月、分类、依序。　　采用复式记账的记账凭证一般是一张凭证编一个号，如果发生复杂的经济业务，需要连续编制两张或两张以上的记账凭证时，应加编分号。例如28号会计分录有三张记账凭证，分别编为28（1/3）号、28（2/3）号、28（3/3）号。2.凭证的摘要应当明确。3.填列会计科目名称，或者科目名称和编号，不能只填科目编号不写科目名称。需要登记明细账的还应注明二级科目和明细科目的名称，据以登账。4.凭证的金额必须准确。　　记账凭证金额填完后应加计金额合计数。合计金额前应加注币值符号，如人民币号“￥”。5.附件原始凭证应当同类。　　出纳人员可以根据每一张原始凭证单独填制记账凭证，也可以每天根据若干张同类的原始凭证汇总填制一张记账凭证，或者先将同类的原始凭证编制一张汇总表，再根据该汇总表编制记账凭证。6.所附原始凭证的张数。除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。　　附件的张数应用阿拉伯数字填写。记账凭证张数计算的原则是：没有经过汇总的原始凭证，按自然张数计算，有一张算一张；经过汇总的原始凭证，每一张汇总单或汇总表算一张。例如某职工填报的差旅费报销单上附有车票、船票、住宿发票等原始凭证35张，35张原始凭证在差旅费报销单上的“所附原始凭证张数”栏内已作了登记，在计算记账凭证所附原始凭证张数时，这一张差旅费报销单连同其所附的35张原始凭证一起只能算一张。财会部门编制的原始凭证汇总表所附的原始凭证，一般也作为附件的附件处理，原始凭证汇总表连同其所附的原始凭证算在一起作为一张附件填写。但是，属于收、付款业务的，其附件张数的计算要作特殊情况处理，应把汇总表及所附的原始凭证或说明性质的材料均算在其张数内，有一张算一张。　　当一张或几张原始凭证涉及到几张记账凭证时，可将原始凭证附在其中一张主要的记账凭证后面，并在摘要栏内注明“本凭证附件包括××号记账凭证业务”字样，在其他有关记账凭证的摘要栏内注明“原始凭证附于××号记账凭证后面”的字样。或者在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附有原始凭证复制件。7.错误凭证的更正。　　如果在填制记账凭证时发生错误。应当重新填制。如果是已经登记入账的记账凭证在当年内发现错误的，可以用“补充更正法”、“红字更正法”和“划线更正法”等方法更正；如果发现以前年度记账凭证有错误的，应当填制一张更正的记账凭证。8.凭证的签章。　　记账凭证填制完毕后，应由相关部门和人员签名并盖章。出纳在办理完款项收付后，除了签章明确经济责任外，还应立即加盖“收讫”或“付讫”戳记。　　例题：（增值税一般纳税人）业领导的安排，于2008年7月2日电子元器件一批，以支票支付货款金额总计38.61万元，取得增值税专用发票，购进金额33万元，注明增值税税额5.61万元。规定办理了相关手续，票据已经相关领导及审核人员签字，当日向出纳员张华报销时，提供的附件为：转账支票存根联一张、增值税专用发票一张、本公司仓库入库单一张。　　五、记账凭证的审核　　记账凭证审核的主要内容有：1.记账凭证各项目填制是否齐全、字迹是否清楚规范、手续是否齐备、有关人员是否皆已签字盖章等等。2.记账凭证是否附有真实、合法、有效的原始凭证。记账凭证所填列的附件张数与实际所附的原始凭证张数是否相符。记账凭证所反映的经济业务内容和原始凭证所反映的内容是否一致、金额是否相等。在有些情况下，记账凭证与原始凭证所反映的金额是不相等的，如出现原始单证的金额与报销金额不一致时，必须在原始单据上由经办人注明“实际报销××元”字样，以明确经济责任。3.会计分录中会计科目（包括总账科目、明细科目）和记账方向是否正确，对应关系是否合理，双方金额是否相等。第三节　会计凭证的装订、保管和销毁一、凭证装订前的整理　　会计凭证装订前的整理，是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。　　对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后.再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。　　对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定顺序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。小票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。　　对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。二、会计凭证的装订　　会计凭证的装订程序和方法如下：1.将科目汇总表放在最前面，并放上封面和封底。封面和封底的内容与格式：2.在码放整齐的记账凭证左上角放一张约8×8厘米大小的包角纸；包角纸的左边和上边分别与记账凭证的左边和上边取齐。3.在包角纸的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形。用夹子夹住，用装订机在底线上　　分布均匀地打两个眼儿。4.线绳穿过两个眼儿，并沿虚线方向扎紧，在凭证背面打结，如表4—10所示。5.从正面折叠包角纸，粘贴如表4—1 1所示形状，并将划斜线的部分剪掉。6.将包角纸向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。三、装订后的保管　　各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。　　当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。　　移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。　　各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。　　会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照下面附表所列期限执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。　　企业和其他组织出纳会计档案保管期限　　四、会计档案的销毁　　根据《会计档案管理办法》的规定，按规定可以销毁的凭证，销毁时应办理如下手续：1.由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制销毁清册。列明所销毁的会计凭证的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和销毁的时间，等等。2.由单位负责人在销毁清册上签署意见。3.销毁时，应由档案机构和会计机构共同派员监督。4.销毁人员在会计凭证销毁前，应当按照销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计凭证；销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。　　销毁会计账册、凭证及报表清册表管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。