在动手写一篇公文之前，首先就是根据行文的目的、内容来确定使用哪个文种。但是在实际工作中，经常发生错用、混用公文文种的情况，使公文严肃性和效力打了折扣，有时还会引发错误的后果。本篇经验，岊岢根据工作中经常遇到的情况，分析公文文种的错误情况，和正确选择文种的方法。
常见的错误
1
混用文种。一份文件只能用一个文种。如《关于增设道路隔离护栏的请示报告》就属于把“请示”和“报告”混用。
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错用文种。一是上行文、下行文、平行文的文种用错方向。发去《关于共建电信线路的请示》，就应该用平行文的“函”。二是相近的文种错用。如《关于命名青年文明号的通报》应该用“决定”，而《关于表彰××见义勇为的决定》则宜用“通报”。
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滥用文种。比较常见的是很多单位开业、招生、迁址什么的，统统发一个“公告”。而《党政机关公文处理工作条例》规定：公告，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4
生造文种。如条例、规则等不适法定公文文种，因此不能独立行文。它们在下发时应该用合适的文种下发：如：国务院关于印发《国务院工作规则》的通知。
选择正确的文种
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根据发文的目的选择文种。如：通告、通知、通报都有一个”通“字，然而使用时，它们的用途和范围是不一样的。通告；适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通知，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通报，适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
2
根据和发文对象的关系来确定文种。如向上级机关行文，多用请示、报告；向下级机关行文，多用通知、批复、意见、决定等，向平级单位或没有隶属关系的单位行文，一般用”函“。
3
根据发文机关的权限来确定文种。如上文说到的公告，国务院或全国人大可以用，地方政府和企事业单位则不能用公告这一文种。
4
文种只能在《党政机关公文处理工作条例》中规定的15中法定公文中选择一种使用，而不能凭空制造，也不能加以合并。
注意事项
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15种法定文种的定义可以参阅《党政机关公文处理工作条例》
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