收集。收集应归档的文件材料，收集文件必须是办理完毕的正式文件，未办理完毕的文件原则上不能归档。
组件。1.正文与附件为一件，正文在前，附件在后；原件与复印件为一件，原件在前，复制件在后；报表、名册、图册等一本为一件。2.文件整理的幅面应以A4纸为准，小于A4幅面的粘贴在A4幅面的纸上并留出左侧装订线；大于A4按A4的幅面折叠整齐。
分类。按文件形成年度分类，区分不同年度的文件，把属于同一年度的文件集中，不同年度的文件不得混合放在一起。
编号编目。1.对每份档案文件进行编号，编号规则通常由：全宗号+年度+类别号+件号+序号组成。2.归档文件装盒时需编制归档文件目录。逐页编目，编目应准确、详细、便于检索。3.编目含有档号、案卷题名、卷内起止日期、编制单位、编制日期、责任者、密级、保管期限等信息编写。
修整。1.合同/协议、报告是否有签字盖章、是否为原稿、是否缺少附件（没有需补充完整）。2.归档材料的文字是否是铅印、胶印、或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。3.修裱破损文件；复制字迹模糊或易褪变的文件；去除易锈蚀、易氧化的金属物或塑料装订用品。4.超大纸张折叠：折叠时要注意减少折叠次数，避开图标字迹，文件页数较多的，需单张折叠，方便利用。
装订。1.归档文件以“件”为单位进行装订。装订时，文件不损页、不倒页、不压字。2.图纸折叠装盒，不装订；招投标资料、结算资料成套装盒，不装订；证照可放于透明文件袋或档案盒保管，不装订；客户资料成套放于档案盒，不装订。3.装订建议用不锈钢订书针，禁止使用回形针、燕尾夹、胶水、装订夹条等装订工具。
编页。1.按照时间顺序从小到大排序，用铅笔对文件进行逐份逐页编码。2.在文件右上角填写件号，每页右下角写页号，翻页左下角写页号，空白页不写页号，页号以每份文件为单位进行编写，文件本身带有页号无需编页。
装盒。1.装订好的文件依次装入盒内，一盒装满后，顺次装入下一盒。同时填写档案盒脊、档案封面、卷内文件目录和备考表项目。2.档案盒的厚度选择厚度适宜的文件，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体（即尽量放满档案盒），避免竖立放置时文件弯曲受损。3.档案封面、卷内文件目录和备考表一起放入档案盒，档案封面放在最前面，卷内文件目录放在档案封面后面，备考表放在文件底部。4.文件材料归档后不得更改。