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excel数据处理与分析实战技巧精粹

在excel处理数据时,有时会遇到查找的问题,就是要在另一张表中查找一些需要的数据,以便现在的表格中使用。如果手工查找,可以把另一张信息表打印出来,对照问题表再查找,查找出的信息和数据,就对照着输入到现在的问题表中,既费时费力,又容易出错。其实,excel中有查找与引用的函数,我们就以vlookup函数为例,来说说怎么查找。
工具/原料
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excel

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vlookup

方法/步骤
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例如,我们要填这张表,就读学校、姓名、年级、班级、金额,这些栏目都好填,唯有“身份证件号”,需要逐人去查找。这时候,我们就想想,以前做过哪个表格,其中含有这10个人的身份证号码信息呢?

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终于找到了,以前做过这张表,它里面含有每个人的身份证号码信息,并且,要找的那10个人全部都在这张表里面。这样以来就好办了,我们只需要用好vlookup函数就行了。不然的后,就会“巧妇难为无米之炊”了。

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为了方便,我们把信息表复制到问题表的sheet3工作表里。然后,就可以关闭信息工作表了,也可以释放粘贴板上的数据了,只剩下问题工作表来处理。这样,我们的工作就会简单一些,也是一种比较严谨的工作方法。

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先查找第一个姓名的身份证号码,在C2单元格中输入“=vlookup(”,然后选中单元格B2,这就用引用单元格的方法为函数的第一个参数赋值了。第一个参数,是解决查找什么的问题。

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再输入一个“,”,函数会自动提示输入第二个参数,这是相当关键的时刻!需要点开sheet3,选中B2:E18区域,也就是选中从姓名到身份证号码的所有单元格区域。就是说,在这个区域里找“姓名”。

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参数3,我们输入4,为什么呢?因为,姓名是第一列的话,身份证号码就是第4列。看,我们选择的区域,正好不多不少!为了查找精确,第四个参数,我们输入“false”。

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输入“)”,回车,就会看到计算结果,显示出了身份证号码。单元格的左上角有个绿色的小三角,这表示该数据以文本形式记录。公式里的“false”,自动变成了大写。

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复制这个函数公式,选中C2,黑十字出现时,下拉,全部计算结果就出来了。但是,我们发现有三处错误,这是为什么呢?原因在于我们复制公式的时候,信息表中的区域也在向下变化,结果把前几行的信息自然就漏掉了。

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所以,我们需要修改公式,还是修改C2的公式,完了再下拉复制。把原来的区域B2:E18变为$B$2:$E$18,这样,每次查找都是在这个区域里。这就是单元格的绝对引用了,固定了区域。

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然后,下拉复制公式,就会出现全部的结算结果。我们可以看出,出现错误的三个姓名,也就是问题表的第四个姓名、第八个姓名、第十个姓名分别在信息表的第三行、第一行、第八行,怪不得没有查出来呢!

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