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碎纸机的使用十分简单，对环境要求也较低。在碎纸机中，都具有自动开关功能，只要将纸放到进纸口处，切纸器就会自动旋转把纸卷入，进行切碎，当机器运行中，发现不需切碎时，可按“停止／反向”键，碎纸机就会向上退纸出来，避免产生更大的损失
定期给切割装置上油以减少磨损，清除积在刀刃里的灰尘，以及更换装满的碎纸箱。
尽量避免连续使用时间超过10—15min，并且避免纸张容量超过最高限制量。
注意干燥，不要将潮湿的纸故人碎纸机中，以免刀具生锈，影响使用寿命。
一次切碎不要加入过多的纸，以免出现卡纸。
机器内刀具精密、锐利，使用时注意，请勿将衣角、领带、头发等卷入进纸口以免造成意外损伤。
碎纸桶纸满后，请及时清除，以免影响机器正常工作。
请勿放入碎布料、塑料、硬金属等。
为了延长机器寿命，每次碎纸量应低于机器规定的最大碎纸量为宜，没说明 碎光盘、磁盘、信用卡的机器，请勿擅自放入机器碎。
清洁机器外壳，请先切断电源，用软布沾上清洁剂或软性肥皂水轻擦，切勿让溶液进入机器内部，不可使用漂白粉，汽油或稀液刷洗。
请勿让锋利物碰到外壳，以免影响机器外观。
碎纸机不进纸 检查传感器是否工作正常。 检查电路板是否工作正常。 检查电机是否工作正常。
碎纸机卡纸了怎么办？ 有倒退功能的话先试试倒退键看看是否可自行退出。实在不行就切断电，然后将碎纸那部分提出来倒一个头，倒几下,然后再开。切记要断电操作！倘若还不行的话，可以尝试倒过来时用螺丝刀搞掉一些碎纸。
不能碎纸,但拨通开关时马达运转的声音异常? 这是碎纸机传动系统出了毛病,保修期内应送到指定厂商处修理。
碎纸机不通电 请检查电源是否接好。 请检查是否把开关打开。 检查保险管是否被击穿。 检查电路板是否有被击穿。 检查垃圾筒是否被放好。
碎纸机有异响 请检查刀具是否有损坏。 请检查是否有碎纸末太多，影响刀具正常工作。 检查皮带是否有松动（在一些老机型中有皮带） 带电检查整机是否有摆动。
碎纸机工作时有辐射吗？ 有电磁辐射。但碎纸机使用低压电，属于低频辐射，因此电场强度很小，可以忽略不计。它是通电后由电机带动刀片旋转将纸打碎，它和我们平时用的豆浆机原理相同。普通电器利用电机发电，它的频段一般维持在赫兹左右，最多也不会超过赫兹，这部分家用电器电磁波很难能辐射出来。但我们并不排除那些耗电量很大的电器，它们或许是采用电频技术，其瞬间可能产生成百上千兆的电磁场，由此可能产生电磁辐射。此类家电在生活中最常见的就是空调，但现在很多空调都采用了变频技术，因此并不是它时刻都可能产生巨大的电磁辐射，只要人不长时间靠近家电，电磁辐射并不可能对人造成直接的影响。要注意人体与办公设备的距离，使用应保持一定的安全距离，离电器越远，受电磁波侵害越小。