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会议现场中应该注意哪些小细节呢?

在会议中,有一些小细节很容易被忽略,往往那些小细节的东西就会影响整个会议的进度,因此,我们应该要重视会议中的那些小细节。会议中应该注意哪些小细节呢?结合三亚盛普天创多年的会议经验,小编就简单介绍一下会议中应该注意的小细节。
工具/原料
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手机、桌椅

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灯光音响视频设备

会议开始前
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1、检查桌椅是否整齐、干净。如果发现桌椅不整齐要重新摆正,桌椅不干净要马上换新的桌椅。

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2、检查会场卫生情况。会场是否有纸屑、烟头等垃圾物品,要及时处理好,如果发现有灰尘,在时间允许下要叫清洁员重新吸一下灰尘。

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3、检查灯光音响视频等设备是否调试完毕。这些设备是会议中要连续反复使用的,调到最佳状态可以帮助会议顺利进行。

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4、检查会议中所需要用到的资料、会议用品是否齐全。可能会议比较大的情况下,工作人员在发放会议资料时候可能漏掉,所以在开始之前要仔细的检查一遍。

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5、每个工作人员需了解酒店的布局。比如停车场在哪?洗手间怎么走?酒店大堂在哪个位置等等。

会议进行时
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1、开会议时,保持会场安静不被外界所干扰。

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2、会议中照相时请勿开闪光灯或是有声照相。

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3、提醒参会者关闭手机或是调为静音。

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4、会议时间过长时要安排中间休息,准备好甜点。最好安排在会议门口,方便大家使用,休息好后又能快速回到会场。

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5、安排好工作人员的负责区域。方便参会者有任何需求,比如:参会者会咨询会议什么时候结束?洗手间在哪里等。

6

6、备好紧急预案,防止出现突发情况。比如参会人员出现身体状况、紧急撤离、设备出现故障等。

会议结束后
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1、提前安排好散场路线,避免出现拥挤情况。

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2、如果会议在高楼层,且电梯又少的情况,应该在会议结束时提醒大家,并且安排好等待区,避免出现拥堵。

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3、会议结束时提醒大家带好自己的物品,以免丢失。

注意事项
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每个工作人员要了解工作流程和工作环境的布局

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安排好备用的设备和人员

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