秘书工作：[11]公文的格式

第一、公文格式的概念。关于公文格式的概念,权威的提法有三种:《国家公务员录用考试全国统编教材·公共科目》一书把公文格式的概念归纳为“公文的数据构成与对各数据项目的编排”。《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式中说,公文格式“一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成”。《国家机关公文格式》(全国文件格式及数据元标准化技术委员会制定)的要求十分详尽具体,我们可以概括为:公文格式即“公文的书写形式和公文各组成部分的排列顺序及区域划分。”在公文用纸的纸面上,公文图文区的“数据项目区域”分为指定项目区域和选择项目区域两种。指定项目,即必须填写的“基本数据项目”、它包括发文机关、发文字号、公文标题、正文、生效标识、页码、印章、成文日期等项。选择项目,即用于规定供选择填写的“供选择的数据项目”,它包括签发人、主送机关、无正文说明、附件说明、注释、特殊说明、主题词、抄送机关和印发说明等项。公文格式的特点:一是具有相对稳定性和规范性,二是必须具备规定的“基本数据项目”和根据需要决定取舍的“供选择的数据项目”。三是对公文各数据项目的编排必须遵循国家的有关规定,四是在确保公文结构完整的同时,相同文种的公文,其数据构成应保持大体一致。第二、基本数据项目。指所有公文必须具备的项目。它包括如下各项:一是发文机关。(公文的法定作者)它表明公文的责任者和法定的权威性。标识发文机关通常有两种形式:其一是由发文机关的全称或规范化简称加上“文件”二字构成。一般把这个构成叫“文件名称”。带“版头”(又称“文头”)的文件都用这种形式。印刷时,或采用黑变体字或采用套红初号宋体字在公文首页上端标识。用黑体字标识文件称黑头文件(也称白头文件),用红字标识文件称红头文件。其二是在公文落款处标明发文机关的全称或规范化简称。另外,不带版头的文件,有时在文件标题中标出发文机关而不在落款处标明;有时用首长个人名义发文,在公文落款处要标明机关,还要标明首长职务和姓名(也称署名);有时几个机关联合行文,发文机关的标明顺序主办机关在前,然后依据文件内容和公务需要依次排列。二是标题。它是标明公文主要内容的概括性题目名称。一般由发文机关名称、公文主题(事由)与文种(公文种类)三部分构成。有版头的公文,在标题中可以省略发文机关名称。公布性和知照性公文可只标明文种。标题中除法规、规章的名称加书名号外,一般不用标点符号。标题书写的位置要上下各空一行,左右居中。因字数较多需要用两行或几行文字标明时,行列安排要匀称、整齐、得当,移行时不得将完整的词或语素拆开。标题是用来揭示公文主题与行文目的,便于阅读和处理,所以要简洁、明了、准确、醒目、用词精当。三是正文。它是用于阐述公文内容,表达发文意图,使受文者能够获得准确信息,了解具体事项,掌握方针政策,明确政策界线……所以必须表述清楚,叙事明口,论理透辟,条理清晰,眉清目秀。这就要求正文的行款格式、段落安排、层次序数、名称标引、标点符号、数字使用、简称用法等等,都要正确、规范、符合国家有关规定。四是印章或签署。公文使用的印章是代表权力、职责的凭据,用以证实公文的法定效力和对公文的负责。印章有公用印章和个人印章。以机关名义发文要盖公用印章,位置要端正地盖在成文日期上面,并做到上不压正文,下压成文日期的年、月、日;几个机关联合行文时,上行文由主办机关加盖公章,下行文几个机关均需加盖公章。以机关首长个人名义发文,可以加盖首长个人印章。“签署”,指以领导个人名义发文,由签发公文的领导个人在文件正本上签字或盖印,用以证实公文的效用。签署处应在规定的发文机关位置上,写明首长个人所在机关、所任职务和个人姓名,如在标题中已写明首长所在机关和个人职务,签署处可只写首长姓名。“署名”。公文的署名有两种形式,一种以机关名义发文,署名是机关名称;一种以首长个人名义发文,署名是首长个人姓名。以首长个人名义发文时,首长既是“签发人”又是“署名者”,人们通常称这样的文件为某某首长签署的文件。“签署”和“署名”两个术语在使用上的区别是:首长在公文落款处(签署处)签上自己姓名的这种公务行为,一般称“签署”;在落款处签上的这个姓名.一般称“署名”。“签署”用为动词,“署名”用为名词。五是成文日期。指形成公文的确切时间。也是公文开始生效的时间。确定成文日期一般有四种做法:其一,一般性公文以首长签发的日期为准;其二,经过会议讨论的公文,以会议讨论通过的日期为准;其三,法规性公文,以批准日期为准;其四,联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期的位置在生效标识域。该标识域在附件说明域或正文表达域以下偏右位置上,包括发文机关、印章或署名及成文日期。成文日期应标注在该区域发文机关名称的下方。成文日期的标识,要用汉字完整、规范地写全年、月、日。第三、供选择的数据项目。是指根据文种、行文目的、阅读对象以及版面编排的需要而特别填制的项目。主要有以下各项:一是发文字号。它是由发文机关代字、发文年号(用方括弧括人)、发文顺序号依次排列而成。发文字号又称发文编号。它的作用是为检索和引用公文提供专指性代号,便于对公文的统计与管理。它的位置在公文首页发文机关识域以下,紧贴横贯文头横线上方居中的位置上。通常把横贯的横线以上区域称为文头(版头)。一件公文只有一个发文字号,联合行文只标注主办单位的发文字号。二是签发人标识。是指在横线上发文字号右侧标注的“签发人”和签发人的姓名。用于上行文。其作用在于表明机关发文的具体责任者,督促领导者认真履行职责,提高公文质量,为上级机关直接联系与查询有关事宜提供方便。三是主送机关。主送机关指收受公文并对公文负主办或答复责任的机关。机关名称的写法可以是全称、规范化简称或同类机关的统称,位置于标题或题注以下靠左顶格标识。其作用在于表明公文的空间效力范围,明确对公文负法定办理或答复责任的机关。上行文一般只标一个主送机关,如需同时报送几个上级机关可采用抄送形式。下行文如需同时送几个机关,其排列应按机关性质、职权和其隶属关系的顺序排列。四是附件说明。指在正文左下方的附件标注。其作用在于说明公文正件所附材料或文件名称和件数,方便阅读,保证附件与公文的完整性。标注时要注明附件的序号、标题。它适用于带有附件的公文。它的位置在正文表达域无正文说明域以下,公文生效标识域之上。五是附注。指对公文中某些内容或有关事项的注解与说明,这些说明是在公文中其他区域不便说明的各种事项,包括需要解释的名词术语、公文传达范围、使用方法等等。作用在于简化正文,便于阅读与理解。它的位置在公文生效标识域以下,主题检索标识域(主题词)之上。六是抄送机关。指收受公文并需要了解公文内容而不承担主办或答复责任的机关,标注时要写明机关全称、规范化简称或统称。标注的目的在于明确公文发送范围,便于有关机关了解公文内容,配合工作。标注位置在主题检索标识域之下,印刷说明域之上,整个区域在文尾两条横贯等宽平行细实线之间。标注时,在第一条横贯线下,首行空一格标明“抄送”二字,接着依机关性质、职权、隶属关系及其他逻辑关系依次标出抄送机关名称。如抄送机关较多需移行标注时,移行与上行平头书写。七是印发说明。又称“版记”。用于标明公文印发部门名称、印发日期、印发数量等。目的在于明确公文印刷质量、时间、数量的责任归属,便于有关机关或部门与公文印刷部门联系。位置在抄送机关标识域的第二条平行线之下,公文末页页码域之上,并由一条与前两条平行线等宽平行的细实线做为两个区域的分界线,印发说明在分界线之上标印,行首与行尾均空一格。八是份号。指同一文稿印刷若干份时每份的顺序编号,用六位阿拉伯数字标识。适用于机密、绝密文件。它的位置在公文首页的左上角,即图文区公文管理标识域左上角的第二行(第一行是用九位阿拉伯数字标识的公文格式代码)。九是密级。它是用于保密公文,表明公文保密等级的标识。根据公文的保密需要,分别用汉字标明“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。目的是确保公文的安全,说明秘密程度,区别于一般公文的处理要求。它的位置在公文份号之下,即公文管理标识域的第三行。十是紧急程度。即紧急时限,是对公文送达和办理时间限度的标识。紧急公文根据需要分别用汉字标为“特急”和“急件”两种标识。如果用电报形式发文,要分别标明“特急”、“加急”、“平急”。它的位置在公文密级标识之下,即公文管理标识域的第四行。十一是无正文说明。是指由于篇幅所限使生效标识与正文不能同处一页纸上而出现分离情况,为维护公文的完整性与有效性,防止出现差错所作的说明。标为“此页无正文”,外用园括号括入。标在正文之后,下一页纸上方居中,生效标识以上的位置。十二是题注。指对标题的注解或说明。用于法规性文件或会议讨论通过的文件。标明文件产生的法定程序和文件产生的时间、地点。一般外用圆括号括入,标注于标题之下。第四、公文用纸和数据项目的编排一是公文用纸幅面尺寸与区域划分。公文用纸国内一般用16开型(长260毫米、宽184毫米),国际标准用A4型(长297毫米、宽210毫米)。公文用纸划分为图文区与白边区。白边区的上白边称为“天头”,下白边称为“地脚”,左白边(用于装订)称为“订口”,右白边称为“翻口”。二是文字符号的书写与排版。公文的文字符号从左至右横写横排。正文的文字每行长度与图文区宽度相等。少数民族文字,按民族习惯书写、排版。民族自治地方,可并用汉字和通用的少数民族文字。三是主要数据项目的编排。带版头的公文主要数据项目编排次序是:发文机关在公文首页上端居中的显要位置上,用大字编排。首页左上角依次是份号、秘密等级、紧急程度。往下,文头(版头)横线之上居中位置是发文字号,接着靠右是签发人。文头横线下空行,居中是标题。以下再空行,另起顶格是主送机关。再往下另起行,空两格是正文开始。正文完了,下面居中位置是附件说明。再往下拉开距离,靠右下方依次是署名(机关名或首长名)、印章、成文日期。再往下,靠左方是附注。附注以下文尾第一横线之上左起是主题词。该横线之下,第二道横线之上是抄送机关。第二道横线之下,第三道横线之上是印发机关和印刷时间。