第一步，资产负债表标题及项目录入。 如图，在N1中输入“资产负债表（1月）”，并选择N1到U1单元格进行合并。在N2中输入“项目”(或“资产”)，在O2中输入“行次”，在P2中输入“期末余额”，在Q2中输入“年初余额”。然后选定已输入标题的单元格区域N2:Q2，把鼠标移动到单元格Q2的右下角，当光标变成“十”字时，按住左键向右拖动到单元格U2，被拖过的单元格内容依次由空白变成“项目”（可根据使用习惯，改成“负债及所有者权益”）、“行次”、“ 期末余额”、“ 年初余额”。 资产负债各项目的名称和顺序，要根据在税务部门网上申报时资产负债项目的名称和顺序进行录入，这样在申报时可以减少发生错误的机率。上述的年末数和年初数顺序也要根据网上申报时网上显示的资产负债表的二者顺序进行调整，不然将有种别扭而不适应的感觉，也容易发生申报错误。
第二步，资产负债表各项目设置 资产负债表的期初余额栏数字是上年的期末余额栏数字，是个固定的数字，本年度一般不会变动。期末余额是截止到本月末的余额。下述各项目的填列均指对期末余额的填列。 资产负债表各项目期末余额要填入的数字全部来源于科目余额表的期末数。 需要说明的是，《会计基础工作规范》中有如下规定:企业在不影响会计核算要求，会计报表指标汇总和对外统一会计报表的前提下，可以根据实际情况自行设置和使用会计科目。因此，本节所涉及的会计科目和资产负债表项目作为举例仅供参考。读者应把重点放在怎样设置用于自动计算的公式上。一、资产类项目设置1、“货币资金”项目，反映本企业现金、银行存款和其他货币资金的合计数。本项目应根据“现金”、“银行存款”科目的本期余额合计填列。 因此，我们可以在单元格P7中输入“货币资金”的期末余额计算公式：=AA2+AA3 其中AA2是用鼠标选定的AA2单元格，在这个单元格中存放的是“现金” 期末余额，同样AA3单元格中存放的是“银行存款” 期末余额。当然，有其他货币资金的，应当在科目余额表中设有其他货帀资金科目，并在这里加上“其他货币资金” 期末余额。输入此公式后，以后不必再进行输入，而且得出的金额会随着二个科目金额的变动而自动更新变动。实现了只须填制记账凭证就自动出报表的神奇效果。2、“应收票据”项目，反映本企业持有的未到期或未兑现的商业票据，包括“银行承兑汇票”和“商业承兑汇票”两种。本项目应根据“应收票据”本期借方余额填列。 同1，在单元格P4中输入“应收票据”的期末余额计算公式：=AA43、“应收账款”项目，反映本企业应收而未收回的账款净额，数值等于应收账款减坏账准备。本项目应根据“应收账款”本期余额和“坏账准备”本期余额计算填列。 因为我们用负数表示贷方金额，所以“坏账准备”的本期余额如果是贷方余额，将以负数显示。负负为正，因此，不能再以两者之差计算了，而应当改成相加，公式如下：=AA5+AA64、“预付账款”项目，根据“预付账款”本期余额（借方）填列。 在单元格P8中输入“预付账款”的期末余额计算公式：=AA75、“其他应收款”项目，根据“其他应收款”本期余额（借方）填列。 在单元格P9中输入“其他应收款”的期末余额计算公式：=AA86、“存货”项目，反映本企业年末在库、在途和在加工中的各项存货的价值，包括各种原材料、包装物、在产品、半成品、产成品等。本项目应根据“原材料”、“低值易耗品”、“产成品”、“自制半成品”、“库存商品”、“生产成本”等科目本期余额合计填列(见下图)。 这个加数比较多。在AA列，从第9行到第13以及35行都是应当合计的内容，我们用求和函数sum来计算，这是Excel的内置函数，不会出错的。在单元格P10中输入“存货” 的期末余额计算公式：=SUM(AA9:AA13,AA35) 其中单元格区域AA9:AA13（下图右侧与“存货”底色相同部分）中包括“原材料”、“低值易耗品”、“产成品”、“自制半成品”、“库存商品”，单元格AA35是生产成本中包含的期末在产品。 SUM函数的参数可以有30个，此处只用了两个，一个是单元格区域引用，一个是单元格引用。实际上，它的参数还可以是数字、公式等。7、“其他流动资产”项目，是指除货币资金、短期投资、应收票据、应收账款、其他应收款、存货等流动资产以外的流动资产。一般企业'待处理流动资产净损益'科目未处理转帐，报表时挂在'其他流动资产'项目中。 在单元格P11中输入“待处理流动资产净损益” 的期末余额计算公式：=AA158、“流动资产合计”项目，是对以上填入的流动资产的合计。在单元格P13中输入计算公式：=SUM(P3:P4,P7:P11) 对资产负债表左侧的其他项目，可以参照对上述表项的设置自行设置。这部分内容作为对读者学习的思考实践题留给大家，不再赘述。二、负债及所有者权益类项目设置 这是资产负债右侧的项目，按向税务机关申报最新的财务报表项目解读。1、“短期借款”项目 根据科目余额表中“短期借款”科目的期末余额填写，因为“短期借款”科目的期末余额在单元格AA22中，所以，在单元格T3中输入下列公式：=AA22 注意：”短期借款“科目是贷方余额，而科目余额表中以负数表示贷方余额，因此，用上述公式引用的数值也是负数（下同）。对此问题，我们可以把各项目余额乘-1从而转成正数显示，即在单元格中输入=-1*AA22 因只是在申报时参考，所以也可以暂不转换，在申报把负数填成正数，把正数填成负数。2、“ 应付票据”、“应付账款 ”、“预收账款”、“应付职工薪酬”、“应交税费”、“应付利息”、“应付利润”、“ 其他应付款 ”、“其他流动负债”、“长期借款 ”、“长期应付款”、“递延收益”、“其他非流动负债”、“ 实收资本（或股本）”、“资本公积 ”、“盈余公积 ”等各项目与上述”短期借款“项目的设置方法相同，只要简单引用科目余额表中相应位置的单元格名称即可。 比如资产负债表中“ 实收资本（或股本）”项目期末余额需要填入T15单元格中，而科目余额表中的“ 实收资本”科目本期余额在单元格AA31中，所以，在T15中输入下列公式即可完成设置：=AA313、”未分配利润“项目 该项目反映本企业本年利润和利润分配的合计数。本项目应根据“本年利润”、“利润分配”科目的本期余额合计填列。 因此，我们可以在单元格T18中输入“未分配利润”的期末余额计算公式：=AA33+AA344、'负债和所有者权益（或股东权益）总计 '项目 该项目是“ 负债合计”及'所有者权益（或股东权益）合计 '两个项目的和，因此，在单元格T21中输入：=T19+T13 其中T13是“ 负债合计”金额所在的单元格，T19是 ”所有者权益（或股东权益）合计”金额所在的单元格。