通知函等各类法律函件发送时应注意什么

书面函件

邮寄

函件的内容要清楚明确，要将事情的缘由写清楚，如果双方之间有合同，要写明合同约定条款，收件人违反合同约定的行为，应当承担的责任，履行义务的具体内容及期限，如果收件人不履行相应义务寄件人将会采取的措施等，都要在函件中明确告知，以便下一步措施的采取。

函件发送的方式，建议采取正规官方的方式，因为此种方式的效力最高，最能得到相关裁判机构的认可。依照司法判例，通过的邮寄方式已经得到了司法的认可，而且比其他邮递方式的效力更好。

邮寄的地址建议以合同中预留的地址为优先地址，如果合同中没有预留地址，建议在企业信用信息网站上查询注册地址，按照网站上的地址寄出，或者派专人将函件送至收件人的地址，并录像记录送达过程。

邮寄函件时，除了写明收件人的信息和地址外，还要在封面上写明函件的名称，注明投递物品的名称，例如某某催款函、某某告知函、关于某某的通知函等，切记，一定要写明函件的主题名称。

除了保留快递底单外，注意，底单上要加盖邮戳，还要拍照留取相应邮件证据，要将函件内容与填写完毕的快递单、信封拍在一张照片上，同时要在官网上查询快递的状态，时时关注，看是正在投递、已签收还是拒绝签收并退回，要将相应状态进行截图并保留下来，留作证据。

待函件发送出去，签收或退回后，建议与收件人电话或信息沟通，确认函件的真实状态，并进一步为函件的签收或拒收进行佐证。

签订合同时一定要在合同预留通讯地址、联系方式、联系人，便于函件的发送。

如果收件人的注册地址和营业地址不一致，建议同时分别向两个地址发送内容完全一致的函件，并保存好相应的邮件退回证据。