会议是项目沟通的一种重要形式。在项目的日常工作中会有周例会，阶段总结会，技术讨论会，项目启动会等等诸多的会议，会议的目的在于组织相关人员共同讨论或者知悉重要的信息。项目的人工成本是一项高支出，为了减少项目的成本，我们应该组织高效的会议。如何组织一场高效的会议呢，本文结合个人的工作经验提出如下的会议流程。
工具/原料
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会议主题
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会议内容
方法/步骤
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首先必须事先制定一个例会制度。在项目 的沟通计划中，确定例会的时间，参加人员范围以及会议议程。
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并不是所有的沟通都需要通过召开会议来进行的。在决定召开一个会议之前，必须先明确会议目的，考虑是否可以通过电话或者邮件等方式解决。
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明确要开的会议的目的，并确定会议的效果是信息同步还是必然要得出一个确定的问题解决方案。
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会议前要发布会议通知，通知中明确：会议的目的、会议的时间、地点，参加人员、会议议程和议题。事先明确会议议程和讨论的问题，可以让参会人员提前做好准备。
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在会议之前要把相关的会议资料提前发到参会人员手中。提前阅读、直接在会议上讨论，就可以有效的节约会议时间。
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明确会议的规则。指定一个会议的主持人，主持人要对会议进行有效控制，并营建一个活跃的会议气氛。
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会议要结束的时候要有总结，提炼会议的结论，主持人在会议结束的时候要重申会议上的有关决议，明确责任人和完成时间。
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会议纪要必不可少。在会议讨论中，要将工作的结果，责任人，完成时间都记录在案，这样有利于督促和检查工作的完成情况。
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