如何提高会议的效率

会议是现代职场中沟通、协调关系和解决问题必不可少的一种方式，但作为会议的主持人，会前的准备，会议过程中的把控和会后的跟踪总结是提高会议效率的关键，一个企业会议的成效直接体现其管理的成败。因此，一个高效率的会议需要具备如下的因素。一、会议前的准备 1、作为会议的主持人，首先自己需要清楚的知道此次会议的目的，因此必须在会前有充分的准备，会议的简介、资料等能让与会中一看知道参加此次会议的作用。会议资料到少要提前一至二天下发到与会者手中（当然一个特殊紧急的情况除外），让他们有时间作充分的准备。 2、会议正式通知下发前，要提前与参会人员进行沟通，让他们能按排好自己的工作，也让会议主持人清楚此次会议按排的时间是否合理。在沟通中也包括对一些会议内容进行提前交流，以免在会议中产生过多的争论影响会议时间。 3、在拟订参会人员名单时，必须充分考虑参会人员参会的意义，不要将与会议无关的人员列入会议名单中，这也是节约会议管理成本的一种方式。 4、会议通知下发前，必须充分预估会议能否正常召开的风险，以及基本的解决措施。二、会议的召开 1、会议必须准时召开，不能因为个别人的延期而影响大多数与者作不必要的等待。必要时，主持人需要在会议召开前（至少提前二个小时）对重要的与会人员进行准时参会的最终确认。 2、每次会议讨论的问题不拟太多太散，而主要集中讨论焦点性和全局的问题，一些个别性的问题应当在会前或会后进行个别沟通。 3、会议的时间尽量不能太长，会议最好不要按排在周一和周五。一个成年人精神集中的时间也是有限的，最好在二个小时内必须结束，疲惫的会议会大大降低会议的效果。周一和周五是一周的开始的结束时间，往往是每个与会者一周计划和总结的阶段，也是比较繁忙的时间。 4、要严格控制每个与会者发言的时间和内容，与会者发言的时间要提前进行沟通，对于一些健谈者，会议主持人要进行适当的提醒，对于会议发言人的发言内容，要严格按照会议内容进行，避免会议扩散。 5、会议主持人在会议中一定要做好会议记录，特别对于一些重要的议点，必须在会议中做到理解清楚，记录详细。三、会后的总结与跟踪 1、会后，主持人对于会议的内容进行仔细整理，对于会议纪要的内容经过审核后，最晚一个工作日内下发到与会者手中，并且对此次会议的成果进行总结。 2、对于会议中所涉及的跟踪要做好跟踪记录，并按会议要求对跟踪结果进行发布。一个高效的会议，是要求会议主持人和参会人员共同努力和配合，会议过程需要得到企业管理者充分的支持和管理保障。