纸张、铅笔
笔记本电脑
录音笔（或其他设备）
首先，要确认会议时间、地点、日程，并通过会议组织部门获取参会人员的相关信息，尤其是可能进行发言的相关人员。由这些信息形成初步的会议记录文件框架。
其次，要提前到达会场，找到会议组织部门安排的座位，获取会议相关资料，并检查相关电子设备的基本情况，如有无给笔记本电脑提供电源，录音笔(或相关设备)是否充足电及存储情况。而且要根据会议坐席图确认会议记录的位置是否合适，要尽量靠近发言人或扩音设备，以便于准确清晰地聆听发言内容。
第三，要严格按照会议记录的要求忠实记录会议现场的情况，一般的要求包括：Ø 准确写明会议名称，开会的时间、地点、会议性质Ø 详细记录会议主持人、会议应到人数、实到人数、未到人数及未到原因、迟到及早退人员及原因Ø 忠实记录会议发言及有关动态(包括临时中断、掌声及日程的临时变更等等)Ø 记录会议的结果，包括产生的决定及工作安排等等以上要求中，前两点可以在会前产生记录文件框架时就准备好，临会时确认即可
第四，会议记录不仅要强调忠实记录现场情况，也要有所侧重，可按以下进行重点记录：Ø 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 Ø 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解Ø 权威人士或代表人物的言论Ø 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论Ø 会议已议决的或议而未决的事项 Ø 对会议产生较大影响的其他言论或活动
第五，会议记录由于现场情况可能会超出预想，那么对会议记录人员的临场应变和记录技巧都有一定的要求，传统的记录人员一支笔和一个会议记录本就基本搞定一场小会了，但对于要求比较高的会议，这远远不够。在记录技巧上，要讲究记得快、讲重点、会省略、可替代，意思就是笔头要快、重点多记、多使用正确的简写或统称，能用简便的写法去替代复杂的写法。前文工具中提到的纸张、铅笔可多用在这个环节上。
会议记录切记不能带有记录人员个人评判的语言
会议记录必须客观如实的记录现场动态(包括变动、插言、鼓掌等等细节)