Word 2007 或者更高版本。
切换修订功能的开关状态。打开文档，依次点击“审阅”选项卡——“修订”组——“修订”按钮，点击后该按钮底色由白色变成有色（具体颜色根据系统主题确定）。也可以通过按下 Ctrl + Shift + E 键盘组合键，实现对修订功能的启用；再按一次，则关闭修订功能。
现在对文档进行增删改操作，Word 将会记录下操作内容并以批注框的形式展示出来；被修改的行左侧，还会出现一条竖线，提示该行已被修改。
切换修订标记的显示位置。默认状态下，Word 使用“批注框”的方式呈现修订标记。可以切换这种呈现方式，将其改为“嵌入式”。方法：依次点击“审阅”选项卡——“修订”组——“批注框”按钮，在下拉菜单中选中“以嵌入方式显示所有修订”。
现在，文档右侧的修订框消失，修订标记改为在文档内以嵌入的方式显示。
切换修订标记的显示状态。如果觉得文档的修订状态看起来有点混乱，可以对修订标记状态进行切换。方法：依次点击“审阅”选项卡——“修订”组——修订标记显示状态列表框，有四种状态：显示标记的最终状态；最终状态；显示标记的原始状态；原始状态。各自含义显而易见。
比如，在最终接受或拒绝修订之前，想预先看一下文档在修订后的真实状态，只要点击上述“最终状态”列表项，所有修订标记将被隐藏，文档界面看起来整洁清爽了许多。需要注意的是，上述切换仅为“显示状态”的切换，而没有真正改变文档的修订状态。如，切换到“最终状态”后又对文档进行了修订，再切换回“显示标记的最终状态”时，新修订的内容仍会以修订标记的形式呈现。
切换不同修订者修订标记的显示状态。如果文档经过不同的修订者修订，Word 会为不同修订者的修订标记应用不同颜色的边框，以示区分。如图，该文档经过两位修订者的修订，他们的修订标记分别以红色和蓝色两种颜色的边框进行区分。
如果想一次只看其中一位修订者的修订标记，可以这样切换：“审阅”选项卡——“修订”组——“显示标记”按钮——“审阅者”，然后取消某位修订者前面的复选对勾。
被取消显示的修订者所做标记，将从页面右侧消失；没有取消显示的则继续保留。
删除某位修订者的修订标记。按照上述操作，隐藏某位修订者的修订标记，然后“审阅”选项卡——“更改”组——“拒绝”按钮下拉列表——“拒绝所有显示的修订”。
在“拒绝所有显示的修订”之后，再将隐藏的修订标记切换为显示，则该修订者的修订标记被保留。
接受全部修订形成终稿。当所有修订标记都确认完毕（不需要的修订也进行了删除），则可以点击“审阅”选项卡——“更改”组——“接受”按钮下拉列表——“接受对文档的所有修订”，形成终稿。注意，在通过邮件等途径发出终稿前，记得关闭“修订”功能按钮（参考第 1 步骤），避免终稿接收者在对文档进行修改时产生困扰（考虑到并不是所有的领导都熟悉文档修订功能）。