excel2003
首先，打开本机中的excel软件（本文以某采购资料为例）
打开主菜单中，数据下的有效性。或者是用快捷方式，依次敲击Alt+D--L就能进入数据有效性设置界面
先为“报价日期” 设置数据有效性，规定A2单元格录入的数据必须为日期，并且介于2013/1/1至2014/1/1之间。设置完成后，将A2单元格向下复制。
这时你试一试，输入2012/12/12，猜猜会发现什么？当A列单元格输入的内容不为日期时，或者日期不在设定范围内时，excel就会出现错误提示，这是不是，录错日期格式的情况就不会再发生了，也不怕自己眼花出错啦。
当然，你也可以做得更人性化一点，在数据有效性的“出错警告”中，将错误提示信息改为“请输入正确的日期” 。
接下来，再为“录入员姓名”设置数据有效性。控制日期录入的时候选择“允许”中的“日期”，控制特定内容的录入并需要制作下拉列表的时候，选择“允许”中的“序列” 。
如果列表短，在“来源”栏直接输入列表内容，如：张三、李四、王五、赵柳。但是，要注意，文本与文本之间必须用英文逗号，也就是半角逗号分隔，否则excel会把它们看作一个文本
如果列表很长，手工输入“来源”的方式就不可行，这时就需要直接引用数据列表，用鼠标点击“来源”栏，再选择要引用的数据区域，点击确定完成
就这样一个一个项目的进行“数据有效性”的设置，有了这些准备，大伙在进行数据录入的时候可以减少错误率，让单元格数据倒入更安全，再也不会因为一个数据的错误而导致整个后面的工作作废。 这时的数据有效性，更多地起到了监督作用，虽然不能带来录入效率的提高却可以防止出错。
第一、对于已经有数据的单元格，设置数据有效性后，excel并不会自动判定或更正已有数据
第二、即使设置有下拉列表的单元格，也不是只能通过选择的方式进行录入。对于这种单元格，手工录入也是可以的，只要录入的内容和列表中的内容一致，就能成功通过数据有效性的“审查” 。