制作通知函——合并邮件【项目分析】在日常工作中,有时会遇见这种情况:处理的文件主要内容基本都是相同的,只是具体数据有变化而已。在填写大量格式相同的内容,只修改少数相关内容,其他文档内容不变时,可以灵活运用Word邮件合并功能。不仅操作简单,还可以设置各种格式满足不同的需求
工具/原料
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一台电脑
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word软件
方法/步骤
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【操作步骤】(1)启动Word2007,自动创建一个空文档。(2)单击“插入/表格”中的按钮,在弹出的列表中选择“插入表格”,在弹出的【括入表格】对话框中设置“列数”为7、“行数”为11,单击确定按钮,、插入一个11行7列的表格,在表格中录入“会员信息表”。(3)保存文档,命名为“(客户信息)docx”
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邮件合并需要两个文档:一个是数据源,通常是一个表格(已建立的会员信息表).另一个是主文档(信函文档,仅包含公共内容)。邮件合并就是把数据源和主文档合并成一个新文档,对所有名单或部分名单在新文档中生成相应的内容操作步骤新建文件名为(会员通知涵).docx”的主文档,录入文件所示文本,单去左上角的2保存。单击“邮件/开始邮件合并”组中的面信函按钮,在弹出的列表中选择信函
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单击“邮件/开始邮件合并”组中的选择收件人按钮,在弹出的列表中选择“使用现有列表”在弹出的“读取数据源”对话框中选择(客户信息)docx”单击确定
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单击“邮件/开始邮件合并”组中的编辑收件人按钮,这时弹出【邮件合并收件人】对话框,如图所示;在该对话框中，可以设置筛选！因为主讲邮件合并，筛选选这里就不讲！
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将鼠标置于“尊故的”的后面,单击“邮件/编写和插入域”组中的插入合并域按钮,依次在会员通知函中,插入“姓名”、“性别”、并在“开始/字体”组中设置字体为华文行楷字号为四号;在“开始/段落”组中设置全文行距为2倍行距,
注意事项
制作邮件通知函需要提前用word或者Excel制作好要插入合并域的表格。
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