确项一般在举办活动之前（不管是大型群众性活动，还是小活动），我们都需要非常严谨的确项，即确定活动的名称，活动的主体（举办单位、承办单位、执行单位等）、活动的规模、活动的场地、活动的内容、活动的周期（即准备期、开展时间、结束时间）等项。因为后期所有的工作都将根据确项的内容来进行开展，一旦其中的哪一项有所变动，之前所做的工作都有可能是全部推翻，然后重新再来的情况，所以我们在承接活动后，第一步最重要的工作就是先确项，其中活动的场地就是重中之重。在讲述具体办理手续之前，我要在这里强调一下，能够在北京奥林匹克公园里面举办的活动，不管是活动主体还是活动预算上都是实力非常雄厚的，归咎于奥林匹克公园这个场地的特殊性（不仅仅在于它是首都的标志性建筑，还有其归属管理行政单位，以及安全保卫等等方面都体现了这一点）。
派出所报备由于北京奥林匹克公园的安保特殊性，在里面举办的活动，不管是不是属于大型群众性活动（即参与人数在1000人以上的活动），在实际工作开展中，都是需要提前到派出所进行报备和审批的。我们之前举办的活动人数不超过100人，也是通过严格的报备和审批的。如果你觉得你的活动人数很少不需要报备，那我告诉你，在这里是行不通的，一旦你开始搭建，相关的各种管理人员都会来要求你出具对应的材料，如果没有，抱歉，搭建必须停止，把手续办好了再说（不接受你所认为的那一套），工期紧张也没办法，这个场地的管理就是这么严格。北京奥林匹克公园派出所离奥林匹克公园还有一段距离，不好停车，建议打车，（具体地址：北京市朝阳区小关街道惠新西街9号惠新苑3号楼），建议所有的材料准备齐全后再行前往，一般至少需要跑1-3趟（各个文件的内容和格式以及要求请具体咨询派出所）报备的基本材料（根据活动的内容和形式有所增减）包含：1、政府相关部门的红头文件；（活动级别不高的无需提供）2、活动说明书；（包含活动背景、活动说明、具体场地位置图、搭建图等）3、大型群众性活动申请表；4、治安应急预案；5、安全保障责任书；6、大型活动安全保证书；7、活动时间及内容承诺书；8、场地合同；9、保安合同；10、营业执照复印件、法人身份证复印件、营业执照复印件、搭建资质等；（全部盖公章）11、票证管理措施、门票管理方案、门票制作商资质（营业执照副本）及票样（赠票、门票票样，证件票样）（不涉及的无需提供）另外，有领导出席的还需要配备出警安保方案，这由政府相关部门与派出所共同制定，一般为保密内容。
管委会对接报批手续办理完成后，第一时间去奥林匹克公园管理委员会办理一系列手续。1、管委会位于鸟巢的东面，带着在派出所报备的所有资料，以及派出所出具的审批通过的文件说明到管委会大型活动处办公室进行登记；2、在大型活动处登记完后，工作人员会给你一张表格，接下来你需要到：综合处（应急）、城管队、综合治理处、市政管理处、安保交通处、服务中心等办公室按照要求填写各种表格和提交对应的各种材料。各种材料和表格如何填写请一定咨询办公室的工作人员，这里态度一定要好，微笑一定要保持，一定要多问、多问、多问！（重要的事情说三遍）另外，请提前安排好进出车辆，提交车辆进出申请书。车牌号和进出时间一旦提交，最好是不要调换和更改，否则你就需要重新申请，再走一遍流程，此处需要重点注意。如果你不想一趟又一趟的跑，最好的办法是带着电脑和公章，根据工作人员的要求随时修改材料。
场地对接北京奥林匹克公园的场地分为三大块，分别是水立方、鸟巢以及北投集团（北京城市副中心投资），场地归属哪一块就找哪个主体对接。此处是在外广场于北投集团的对接事项：1、场地合同的签署；2、场地押金的缴纳；（目前只接受公对公，法人）3、场地交接表；（现场查看地灯、地砖是否有损坏，这个很重要，涉及到后期的押金退还）4、场地电的使用交接；5、场地路灯的要求交接；（10点路灯关闭，但是场地只允许晚上10点进大车，必须提前报备是否需要延长路灯）6、场地广场音乐的要求；（比如活动开始后是否需要关闭广场音乐等）
开始搭建后需要办理事项以上手续都办理完成后，在开始搭建和搭建完成后，以及活动结束后需要办理的有以下事项：1、由于北京奥林匹克公园是开放式的公园，在晚上10点闭园后，可能会有人滞留在公园里面，为了保障安全，外广场的所有活动一旦开始搭建后都需要雇佣保安24小时看护，并且设置隔离带，找是北京银盾安保，也提供隔离带等服务。2、搭建中和结束后出具“安全专项评估报告”，此报告是必须出具的，如可以出具此报告，可以咨询管委会的办公室。3、在活动期间根据活动内容和情况配备必要的24小时安保人员。
1、各种材料的准备越多越好，至少要准备8-10份，以备用；
2、随时带着电脑和公章，可以避免因为需要修改不符合要求的文件一趟又一趟的来回跑