可申请国外的邮箱来发送邮件，建议前期用 GMAIL/ HOTMAIL/ YAHOO 等国际通用的邮箱来发送邮件，可避免国外邮箱设置的拒收。目前通过弗英荷资讯统计情况来看，效果最好的是 Gmail.com 的邮箱；
发往海外的邮件如果有附件的，建议不要使用 WORD 文本，而应使用 PDF 文本，部分经过确认的邮件地址使用“压缩文档”或“JPG 图片”也可以，此举有利于提高送达率；
一份邮件的大小以 2M 以内为宜，附件命名要清晰，最的产品、公司名称等单词命名；附件一般不得超过 3 个为宜；
每封邮件单独发送，不能群发（此举尤其重要，以今天的网络安全设置情况来看，那些群发而隐藏收件人邮件地址的信，几乎 100%进入了垃圾箱）；
注意不要使用已被境外反垃圾邮件组织封锁的 IP 地址发送邮件，那样是没有原因退信（无法分析退信原因）。某机构发布的数据显示，全世界每年的垃圾邮件有约 82%以上的垃圾邮件来自中国地区，当你群发邮件被大量退回时，这个时候可能你已经“中枪”了，建议调换发邮件的网络。
要多了解你的潜在海外买家（通过贸易数据了解买家真实的采购习惯、采购周期），进行分析评价，再进行重点开发，每天发送的邮件不要过多；
重点开发精确制导，要针对不同特点和需求，开发信内容因人而异，个性化而有针对性；而不要寄希望与“广种薄收”，你要知道那个时代已经过去了！
多熟悉产品，产品知识决定你给海外买家的第一印象是否专业；
重视价格(虚盘)，重视跟踪，关注细节，细节决定成败，机械性发送必败无疑
没有找到收件人的地址退信包含：invalid address (#5.5.0)/User unknown/user is not found/doesn't havethis account出错原因：对方地址不存在或者电子邮件地址输入错误。解决方法：请您核实一下对方的地址是否正确再次发送。
接收方邮箱已经没有足够的空间来接收新邮件退信包含：mailbox is full/Quota exceed the hard limit for user/mail box space notenough出错原因：接收方的邮箱已满，没有足够的空间来接收新的邮件。解决方法：用其它方式通过对方及时的清理出足够的空间来接收这封邮件。
超过了对方邮件服务商规定的一封邮件大小的限制退信包含：552 Message size exceeds fixed limit出错原因：这封邮件太大了，超过了对方的邮件服务商针对一封邮件大小的限制。解决方法：将附件拆分成多个部分或者让对方换一个较大邮箱来接收这封信件。
被对方服务器拒收：退信包含：Recipient address rejected/552 Error: content rejected/553 Mail datarefused出错原因：被对方邮件服务器拒绝接收解决方法：告知用户具体原因，需让接收方向网管说明情况，将新浪的地址从黑名单中撤消就可以正常发送信件了， 或者直接换新的邮箱地址发送。
服务器不能建立链接：退信包含：Sorry, I wasn't able to establish an SMTP connection. (#4.4.1)/550System is busy出错原因：对方某一台收件服务器当时正处在繁忙之中或者咱们的服务器和对方链接并不是很顺畅解决方法：有可能是暂时的情况，测试一下，发送一封信件到目的地址，看看是否有退信。 如果用户反映近一段时间不稳定，一会正常一会有退信，则需请记录投诉信息、退信原件。
没有目的邮件主机:退信包含：Sorry, I couldn't find any host named kail.com.cn. (#5.1.2)出错原因：一般是对方邮件地址@后面部分输入错误或者服务器解析有问题。解决方法：请用户核实一下对方的地址是否正确再次发送。另外，您可以使用其他网站的邮箱发送给对方进行测试，看是否出现退信，如果没有，请立即和我们联系。
单封信件的收件人过多：退信包含：Remote host said: 553 Too many recipients in the mail, should lessthan 20出错原因：对方对于一封信件的收件人有限制，这封信件的收件人太多了，所以被对方退回。解决方法：可以单独给这个地址发送一封邮件，或者减少这封信件收件人的商量
找不到对方的邮件服务器或者 ip 地址退信包含：Sorry, I couldn't find a mail exchanger or IP address出错原因：一般情况下是对方的邮件服务器配置有修改，修改后需要一到两天才对在网络上同步成功。解决方法：请您稍后一段时间再次发送，看看能够正常。祝您好运！