首先，根据《国家税务总局关于部分税务行政审批事项取消后有关管理问题的公告》（国家税务总局公告2015年第56号）第三条规定，出口企业或其他单位应于首次申报出口退（免）税时，向主管税务机关提供以下资料，办理出口退（免）税备案手续，申报退（免）税。需提供的资料包括：1.内容填写真实、完整的《出口退（免）税备案表》，其中“退税开户银行账号”须从税务登记的银行账号中选择一个填报。2.加盖备案登记专用章的《对外贸易经营者备案登记表》或《中华人民共和国外商投资企业批准证书》。3.《中华人民共和国海关报关单位注册登记证书》。4.未办理备案登记发生委托出口业务的生产企业提供委托代理出口协议，不需提供第2目、第3目资料。5.主管税务机关要求提供的其他资料。
出口企业或其他单位办理出口退（免）税备案，应提前准备好上述要求的办理资料，通过申报软件采集备案信息，生成退（免）税备案的电子申报数据，然后携带相关资料和电子申报数据到主管税务机关进行办理（疫情期间的具体要求咨询所在地税务机关）。
进行备案时可以采用单机版系统，在备案向导里进行操作即可。生成的申报数据需要提交到税务机关。也可以在电子税务局的资信报告（需该地区已开通出口退税申报功能）中填写备案信息，生成数据后直接上传给税务机关。
这里以单机版操作为例，首先进入出口退税申报系统后，点击“备案向导”。在第一步“退（免）税备案数据采集”中进行备案数据的采集。
然后到第二步“打印退（免）税备案报表”中进行备案表的打印。
最后，在第三步“生成退（免）税备案申报”中，进行数据的生成。生成后保存到u盘，然后携带相关资料和申报数据到所在地税务机关备案（疫情期间的具体要求咨询所在地税务机关）。
申报时确保使用的是最新版的申报系统。
数据包生成后不要自行解压，否则会导致数据包读入失败。