只汇报结果，不讲述过程 如果参会人员较多，每个成员只需要汇报自己工作的结果，不需要讲述完成任务的方法和具体过程。这样，一方面足够管理层和相关人员了解到项目的进展情况，另一方面也节省了所有参会者的时间开销。如果管理层或者相关人员对一些结果有异议，就可以私下找到对应的人员去详细咨询和讨论，而无须占用所有参会者的公共时间。一般汇报方式如下： “解决掉2个bug，分别是A和B” “联系了3个客户，2个客户有意向，1个表示不需要” “销售目标完成了85%，下个月预计可以全部完成” “项目的版本5.2.1于昨天下午上线，下一版还在功能测试阶段” ... ...
开会之前明确主题和要解决的问题 只有明确主题和要解决的问题，参会人员才能集中精力于核心的问题，而不会出现跑题，溜号，散漫的问题。一旦发现话题出现偏移，会议主持者要及时帮助参会人员明确本次例会的目的，节省掉无关话题所浪费的时间。 要解决的问题必须是可以执行的，不可以是模糊的或者空洞的。比如，“开发一个网站”，“写一本小说”，此类任务过于庞大，是无法在一次例会上分配给具体的人员，或者讨论出明确细节的。因此，大任务的拆解工作应该在会前由具体人员完成，然后拿到会上汇报和接受反馈即可。 所有浪费时间的工作都可以在会前或者会后完成，会上不做长时间的思考和查阅资料的琐事。
准确的会议记录，存储并共享 每次会议都要有详细的会议记录，以便后续查看，追踪任务完成情况，总结经验等。一般需要记录的内容有：本次会议的主题，开会日期和地点，参会的人员，会上每个人的发言内容，会上对上一阶段任务完成情况的总结，会上决定的下一阶段的任务，任务和人员的对应表。 会议记录由参会人员负责整理，并在会后邮件发送给参会的每一个成员，以及相关的未参会成员。或者，建立一个公共的存储空间，用于存放和会议相关的所有资料，并赋予相关成员访问权限。
控制时长 很多会议之所以让人厌烦的原因是：过于冗长。一些参与人员已经汇报完毕还需要耗费时间听其他过于细节的讨论，甚至是争执，浪费了工作的时间和休息的时间。长期低效的会议会消磨成员的心智，造成团队的涣散，丧失信心。因此，会议主持人员要及时发现浪费例会时间的事件，并避免类似事件频繁的发生。一般简单的例会要控制在半个小时以内，小团队的例会时间则要更少至15分钟左右。
准确，全面，精炼地描述你的想法 项目之所以需要开会而不是私下沟通，主要目的是为了成员之间共享信息，同步项目进度。这样，所有成员可以明确彼此正在进行的工作以及完成情况，有利于成员之间的协同工作和任务衔接。因此，要尽量把重要的，核心的内容毫无遗漏的传达给参会的人员，这样就不会在后期出现因为沟通过少导致的任务衔接困难。
主题无关人员，不需要参会 为了节省所有开会人员宝贵的工作时间和休息时间，只有和本次主题相关的工作人员才需要参会。哪怕是本组成员，只要主题和他当前的任务没有关系，就无须要求他参与该次会议。