召开会议的主要目的就是为了交流，因此交流活动也就成为所有会议中最重要的活动，交流活动的全部内容都包含在会议日程手册中。
方法/步骤
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第一步：逐人落实会议的全部报告。要认真核实每位报告人是否都已经完成注册手续。
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第二步：会议活动常用的场所和设施要逐项落实，并要签订合同或书面备忘录。1st.要签订会场使用的补充合同。2nd.签订设备使用合同。3rd.要与餐厅签订餐饮合同。4th.签订车辆使用合同。
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第三步：编写会议日程手册。秘书长要亲自负责编写会议日程手册。
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第四步：会议日程手册定稿。要召开程序委员会和组织委员会的会议审查会议日程手册；然后定稿。
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第五步：会议程序手册印刷。会议日程手册通过审查后，首先打出印刷小样，经秘书长亲自审核，签字后正式印刷。