会议室是否足以容纳所有的出席者并且设备齐全？
会议室是否有充足的通风和照明设备？
会议室是否受室外活动的干扰？
会议室的设施是否能满足会议的要求和时间的长短？
会议室地点是否对所有出席者都方便？
会议室的费用是否可以承受？
会议室在需要时是否有空？
会场选定后，接着布置会场。会议的气氛在一定程度上要靠会场的布置来渲染。会议室应当根据会议的内容来安排，或庄重肃穆，或郑重宏大，或热烈欢快。例如，人民代表大会的会场要布置得隆重庄严，庆祝大会的会场要布置得喜庆热烈，纪念性会议的会场要布置得肃穆典雅，业务洽谈会、看样订货会、经验交流会的会场要布置得和谐亲切。
会场设计 一般而言，会场形式依会场的大小、形状、会议的需要、与会人数的多少而定，通常呈大方形、圆形、方形等。 (1)圆桌式与方桌式。在圆桌或者方桌的周围安放椅子，可以让与会者互相看得见。领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈，适合于召开15～20人左右的小型会议。 (2) “口”字形。如果出席会议的人较多，可以把桌子摆成“口”字形，内侧也可以安排座位。 (3) “[”和“V”字形。摆成“[”字形、“V”字形时要注意主席位置，要有黑板或银幕。就像研讨会使用黑板或幻灯片那样，让与会者不必挪动座位就可以看到。 (4)教室型。目前中国最通行的开中大型会议的会场形式，其特点是容纳的人多，有气势，容易布置，容易选择现成的场地，如礼堂、教室、影剧院均可。在礼堂、会堂、影剧院等场所召开，主席台一般设在舞台上。中型会议的主席台，设在舞台上面或下面均可。小型会议可以不设主席台。 一般在主席台前设讲台，用于发言人讲话。主席台上可适当摆放鲜花。主席台背后悬挂会标或旗帜，会议名称的标语悬挂在主席台上方。
座次安排 与会人员的座次应统一安排，由于座位有前有后，有正有偏。在排座位时要妥善安排，照顾全面，可以采用以下方法排列： (1)按汉字笔画排列。也就是按汉字笔画的多少，从少到多的顺序排列。笔画数目相同的，按起笔横、竖、撇、折的顺序排列；起笔相同的，再按第二笔顺排列，依此类推。如召开全国性会议，可按各省（自治区、直辖市）名称的笔画多少排列座次区域。召开政治协商会议、人民代表大会等，为了体现平等精神，也可以按姓氏笔匦排列座次。 (2)按地理位置排列。例如，召开全省性会议，可以按统一的市、县排列质序，安排各市、县人员的座次。 (3)按行业系统排列。如召开全市性会议，可以把同一个系统的单位，集中排列在一起。 证件是出席会议的证明，是与会人员身份、资格、权利、待遇的凭证。代表证、记者证、工作人员证要用不同颜色的字或纸印刷，以作区别。