确定好会议的主题、地点、时间等，并上报审批。最好能开个小会讨论一下。只有确定好这些基本信息，下一步工作才能开展。一般来说，会议费用如需报销必须事前上报计划并通过审批，所以该走的流程不要忘记走。
预订会议室根据确定好的信息，可以估计一个大概的参会人数规模，这时，就可以订会议室了，注意比较一下费用再做决定。
撰写并发送会议通知会议通知是一次会议的完整信息概括，包括会议主题、地点、日程、食宿情况等，相当重要。务必要写得全面、细致、正确，最好多校对几次，否则一旦发送出去，再发现有错误，挽回起来就很困难了。
统计报名信息发出通知后就会陆续收到报名反馈的信息（注意设置一个截止报名时间），我们需要统计参会人数、住宿人数、用餐人数的信息，用于下一环节工作的开展。
预订住宿酒店房间根据统计的需要住宿的人员的信息来预订酒店房间。注意房间价格不要超过报销的标准，必要时需要比较多个酒店的环境和价格来决定。
提前安排好一日三餐如果组会方提供餐饮，那么就需要提前与相关饭店或食堂联系好。注意不要超过财务规定的会议餐费报销标准。
准备好开会要用的东西提前制作好海报、桌牌、水、纸笔等会议用品，如有其他特殊需要，也需要提前考虑到。
提前一天检查会场，调试好机器设备开会前一天最好去一趟会场，检查一下座位摆放是否正确、机器运行是否正常，是否需要自带笔记本、投影仪等设备，确保第二天的会议不要出状况。
会议当天做好向导工作指导参会人员顺利停车、顺利找到会场，做好相应的标识，必要时与保安等工作人员打好招呼。
做好签到工作一个正规的会议，需要有到场人员的签到表，这是报销的重要凭证。要在大家入场或报到时做好这项工作。
按要求正确开具相关票据开会期间会产生大量费用，如需报销，必然是要有发票的。所以，在每一项支出发生的同时，都务必要确认好发票的事情，注意提供正确的抬头税号等信息。
办会期间应保持手机24小时畅通，以防有突发事件。