企业自身宣传物料
餐饮、酒水
工作人员
作为一名企业年会策划人员，笔者结合自身经验与大家分享年会筹办的步骤和流程。主要如下：成立年会筹备委员会。一般来讲，公司的年会至少需要提前1-2个月筹备。如谁做总指挥。总指挥的职责是遇到问答是能够出面协调并解决问题。权威高管担任总指挥。活动实际策划组织者的身份则是副总指挥。筹备委员会的其他应为能实实在在做事的人员，分担各项目小组负责人（如文艺节目组、舞台灯光租、餐饮酒水租、礼仪接待组、安全管理组等）；
与领导/老板初步沟通。老板和领导所需要的，是一份相对而言较有质量的方案报告。建议拿着去年的年会方案，约领导/老板进行汇报，得到相应的批示。本次沟通需明确几大事项：一是参加年会全员？还是优秀员工和员工代表？又或邀请重要客户？二是活动组织的形式，场地是打算安排在酒店还是其他？大致能为本届年会预多少费用？
召开第一次年会筹备动员会，然后制定初步策划方案。召开筹备动员会主要有两大目的：一是对去年的年会进行分析盘点，借鉴优点，查缺补漏；二是商议年会基本框架，如提出年会组织形式、确定参加年会的对象、商议年会的举办时间和活动的总时长等。此外，很重要的一点是明确各项目组职责，将任务具体落实到人。制定初步方案时，要注意年会预算。如果领导有明确年会预算，则需要将整个年会预算控制在这一范围内。如果领导没有指示，公司也不是第一年搞年会的话，一般情况下我们会参照近两年年会的奖金和预算，适度提升5%-15%或者持平的样子。这个时候可以写下策划方案初稿。建议初稿中准备2-3种年会形式，并针对性细化。如旅游年会，则需提出旅游地点、跟团费用、食宿安排、时间安排、娱乐晚会等；常规年会则需提出举办地点、餐饮安排、车辆安排等；西式酒会则应提出酒会形式、红酒品类、冷餐安排、化妆装束等。
与老板/领导第二次沟通，确定年会方案。拿着策划方案初稿，向领导请示，明确年会最终形式和年会预算较准确范畴。建议预算要考虑不可预计费用，该笔费用的比例约为整个预算的10%-15%，以避免临时变动或不可预计费用产生而无资金周转的情况。根据领导的指示，对方案进行进一步细化。细化完善后，走年会请款流程，将年会方案作为附件，申请年会款项。
召开第二次筹备委员会（这种会议以后还会召开若干次）。可实质性对年会开始分工了，明确会务组\文艺组\活跃组\灯光组\摄影组\礼仪组\机动组等负责事项。根据个人经验，往往年会需要特别注意：会场、人员接送、舞台、节目表演、音响、抽奖和颁奖，以及领导发言稿和活跃年会氛围。再就是大家商议抽奖的奖品、工作人员的礼品（这个能有效带动工作人员积极性），餐饮酒水的搭配。
在公司内部大张旗鼓宣传造势。在确定要举办年会后，我们就应该大张旗鼓地宣传起来，如文艺节目征集、主持人招募等。建议以幽默诙谐的征集令方式取代中规中矩的通知，并设计节目\主持人评选、获奖等方式来提升人员参与的积极性。
中间定期组织若干次召集筹委会专项会议。要有一个积极地心态，不恩呢过要求每位人员都对你言听计从。要明白大家是资源协助和支持。因此你必须根据时间节点制定活动动态实时跟进，如会务组联系好场地（含报价、容纳人数、地址、交通状况），一定要实地考察，并让领导拍板。又比如酒水的种类，吃饭是围餐还是自助餐；年会的舞台、舞台背景等等均需逐项核实。
年会具体事项筹备。文案撰写、物料设计、物料准备以及节目编排、彩排。文案涵盖领导发言稿、会议目录、节目台本、年会宣传稿件等；设计物料涵盖舞台背景设计、灯光设计、音响等。礼仪培训、年会专门的幻灯片制作、主持人的排练、节目彩排等，均需落实到位。
查漏补缺，抠细节。作为活动实际负责人员，必须掌握年会各个项目的具体程度，并及时跟进，并核查是否有遗漏。同时，也要衷心的感谢一直以来大家的帮助。查漏很有必要，一些忽视的细节能早发现早解决。
准备应急备选方案。年会充满变数，任何一场年会，遇到这样和那样的未预计情况。因此必须保证整体流程是畅通的，不能出岔子。会场现场布置和把控、以及安全等这些都要配置最能考验人的。如中途停电、有人醉酒闹、麦克风没有声音、上台领奖等各种舞台混乱、抽奖系统崩溃，电脑突然死机等必须杜绝，我们得有备选的措施和方案。
场地布置，整体流程彩排。一般安排在年会开展的前一天。要逐一落实场地布置细节。舞台搭建、舞台背景布置、桌席摆位置、摆盘、礼品放置、落实服装更换室、麦克风调试、音响调试、灯光调试、摄影组调试走位、整个年会流程彩排等。
年会进行时。活动当天，工作人员要提前进场。最后对节目的音乐、麦克风、音响、灯光等进行再次调试，文艺节目和主持人，现场还必须走场。摄影组需调试好摄影机、相机，提前走好位。全体工作人员及参演人员做好最充分的准备，迎接参加年会的嘉宾。
年会离场。离场时，保安组及机动组维持员工有序离开，然后安排车辆送员工返回。工作人员负责现场物品清点，回收可重复使用物品及未开瓶酒水，。至此年会算是告一大段落。
年会宣传及总结评估。该项工作属于年会后续工作，主要有3点。一是在年会举办后的24小时内，将年会活官网。如果有相关媒体关系，可向媒体发通稿。二是费用清算。梳理年会所有费用（一定记得适当犒劳工作人员），最后走报销流程。三是年会总结评估。建议以PPT形式对年会作总结评估,梳理本次年会可取之处、不足之处，以及今后的改善优化，并上报至领导/老板。至此，一场年会就圆满结束。
年会筹办时要注意各项细节，以免出大岔子
年会预算需根据企业自身实际情况制定，需科学合理，不忘铺装浪费