PowerPoint使用教程：[10]用PPT召开网络会议

网络的理念现在已经如此深入人心，但是我们大多数时间上网基本上只是浏览网页、下载资料、收发邮件……其实还有很多的公事是可以在网上解决的，网络会议就是其中之一。 一般的网络会议，虽然可以通话，也有文字表述，但是总是让人觉得内容有些苍白枯燥，不如亲历现场的展示会生动。使用PowerPoint制作的演示文稿，外观漂亮，条理简明清晰，能够充分展现自己的想法和思路。可是在网络会议上怎么办呢？难道把自己的演示文稿传给每个与会者一份让他们自己翻看吗？PowerPoint 2000提供了强大的网络功能，能够帮助我们轻轻松松地召集网络会议，展现自己的风采。 PowerPoint 2000中通过网络进行演示的一个很强大的功能就是'联机广播'。使用广播可以在Web上广播演示文稿(包括视频和音频)。如果观众人数较多或观众位于远程位置，则此时广播特别有用。通过使用Microsoft Outlook或其他电子邮件程序，用户可以像安排其他会议一样安排广播。演示文稿保存为HTML格式，因此观众要查看演示文稿，惟一需要的就是浏览器。如果有些观众错过了广播或需要将广播存档，则可以录制广播并将其保存到Web服务器上，以便可以在任何时候重新播放。或许您会想: 涉及这么多网络和多媒体的东西，操作会很困难。其实对于界面友好，向导完善的PowerPoint来说，广播功能可以轻松完成。首先系统管理员可能已为广播设置了所需选项，如果尚未设置或需要更改某些选项，可以自己进行设置。打开要广播的演示文稿，选择'幻灯片放映'*'联机广播'*'建立和安排'，单击'建立与安排一次新广播'(如图5所示)，然后在相应的选项卡上填写相关的信息(如图6所示)。这些选项只需设置一次，以后所有的广播缺省都将使用这些设置。---- 其实，Microsoft NetMeeting程序和 Microsoft Office的紧密结合为我们随时基于Office应用程序开始联机会议提供了相当大的便利。只要在PowerPoint中选择'工具'*'联机协作'*'现在开会'(如图3所示)，NetMeeting就会自动在后台启动。如果您要找的人都在线上，并且对您的提议感兴趣，同意参加，那么联机会议就可以立即开始了！---- 联机会议开始时，尽管所有参加者都可以在屏幕上看到演示文稿，但只有会议主持人才是演示文稿的惟一控制人。会议主持人打开协作功能，即可允许参加者轮流编辑修改和控制演示文稿，但主持人也可以在任意时刻关闭协作功能。关闭协作功能后，其他参加者就不能继续进行修改，但他们可以观察到会议主持人的工作。当其他人控制演示文稿时，会议主持人将不能使用光标(不仅是在演示文稿中，其他情况也不行)。控制演示文稿的参加者姓名的首字母会出现在鼠标指针旁。如果在会议过程中，主持人忽然想到遗漏了一个VIP，而进程还没有进入紧要阶段，这个时候可以临时邀请这个VIP加入正在进行的联机会议。不过被邀请参加即席联机会议的参加者必须在其计算机上已运行了NetMeeting，否则将不能收到联机会议邀请。---- 为了使会议组织显得更加正规，我们可以提前做一个会议通知。或许您会说通知别人开会是件最令人头疼的事情，在电话里相同的事情重复说几次就觉得厌倦了，写个mail又担心写得不完全遗漏了什么还要补发一份群件……其实在PowerPoint中写会议通知没有那么麻烦，只要选择'工具'*'联机协作'*'安排开会'，Outlook就会自动启动，打开一个非常详尽的界面(如图4所示)，我们只要按照实际情况修改几个数据，就可以很轻松地完成会议通知，不用担心遗漏了什么。---- PowerPoint中的很多功能可以帮助我们在网络会议中自由地交流。例如'Web讨论'功能(可以选择'工具'*'联机协作'*'Web讨论'，如图5所示)使得用户可以向演示文稿中插入评语。讨论是线程化的，也就是说，对讨论评语的答复将直接嵌套于讨论之下，就像BBS上的Re文，而且可以同主题阅读，不用一篇篇翻看，非常方便。另外，在同一网络会议中允许同时存在多个主题讨论。通过使用'讨论'工具栏，任何正在审阅演示文稿的用户都可以查看并答复任意讨论。然后，用户就可以在PowerPoint中审阅讨论，并根据收到的反馈信息合并对演示文稿所做的更改。---- 当用户开始讨论时，将出现讨论窗格，该窗格中包括了评语、问题以及讨论的主题。用户可以在讨论窗格中拖动滚动条来查阅整个主题、还可以查阅向讨论中插入评语的各个用户的名称和讨论的内容。---- 我们在审阅演示文稿时，也可以像平时审阅文字稿件一样，直接在幻灯片上插入附注。打开要添加批注的幻灯片，选择'插入'*'批注'。其他用户所添加的任何隐藏批注都会出现在黄色的批注方框内(如图6所示)。这时您也可以在框内键入自己的批注，然后在黄色批注方框外面单击。我们可以按照自己的需要随意对文本和批注方框进行移动、调整大小，以及重置格式等操作，与处理其他对象一样。此外，还可以传送演示文稿，让其他用户也能查看和添加批注。如果您不希望幻灯片放映时显示批注，则可以将批注隐藏。批注不会出现在大纲窗格或者母版视图中。---- 利用PowerPoint召开网络会议，不仅可以使您的想法和才华更清晰充分地展示在众人面前，使交流更加通畅自然，而且免去了聚集开会的旅途劳顿和时间浪费，可谓好处多多。作为会议主持人的您虽然没有和与会者面对面，但是实际上您的表现会被实时地传送到世界各地，相信以您的职业素养加上PowerPoint多方面功能的鼎力支持，您一定能够召开一个圆满的网络会议！