会议筹备工作完善与否，直接影响了整个会议的后期操作，表示，为了避免会议后期状况连连，了解会议前期筹备须知工作并不可少。一、会议资料准备须知1、会议资料准备的时候，需要注意区分好参会人员的角色，并按照参会人员角色分别准备。2、注意不要杂乱，就算是会议资料太多，也要耐心整理好，然后装订成册，编号编码已尽量减少参会人员的阅读难度。3、有时候可能主办方会向参会者发放会议纪念品等，应当与会议资料一起准备好并一同发放，以免出现遗漏或者因为多人领取而出现混乱的情况出现。二、会议通知须知1、电话口头通知：通过电话通知参会人员的时候，必须要在下通知的时候做好记录，包括了有通话时间，被通知者的姓名等，以方便及时的查阅。2、书面通知：书面通知的格式需要简要的说明会议议程、参会人数、会议时间还有会议地点等。三、会议议程安排须知1、避免不必要的会议，初级的中层经理常常希望所有的下属都能有机会听自己发言，希望将自己的思想和理念都充分地传达给下属。开会是达到这一目的的一种有效途径，因此，很多中层经理经常召集员工开会。要竭尽最大可能地减少开会次数。2、明确会议的目的，会议的开启必须先为其标明一个目的主题，并且提前通知所有需要出席的人员，告知其准备好参会资料，这样才能保证大家有话说，该说些什么，从而促进了会议效果。3、计算会议的成本，会议成本决定了会议价值，其中包括了人力成本、时间成本、资金成本，需要多少开参与，会议时间的把控，资金成本的预算，对于会议主办方来说都要有一个严格而明确的目标。4、避免参会者的不满，明确会议目标之后，管理者需要确定合适的开会时间。所谓合适的时间，不仅仅是针对举办者合适，而且对于每一位参与者来说，时间也都应是合适的。以免因为时间的冲突而造成与会人员产生情绪上的不快。四、会议场地布置须知1、、会场的整体格局，确定会场形式。不同的会场形式取决于会议内容、会场的大小和形状、会议还需要用与会人数的多少等因素。2、摆放花卉，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可订做鲜花花束，但要把握好尺寸，不可过大过高，花卉颜色可视会议主题而定；3、确定参会人数、人员，打印座次牌，准备签字笔、笔记本等物品（每人一套）；若人数较多、会场较大，则必须准备会议米，并调试好；4、准备多媒体设备，完成调试工作；
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