一、展前准备的各种材料产品资料：产品宣传手册、产品资料（详细产品目录，包括图片，规格，技术指标，质量认证等）样品、宣传广告、宣传光盘、纪念品等。 贸易资料：价格，规格，包装箱，海运运价表，格式合同等。
二、 展前参展人员的培训 1情况介绍。包括人员、备展、参展情况的介绍。情况介绍的目的是使展台人员了解参展背景、参展目的、展览会和展台情况。展览会情况包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、馆日活动、贵宾接待等活动。 2产品知识和市场情况。展台人员必须熟悉所有展品的知识，包括规格、功能、性能、使用方法等。展台人员掌握产品知识是为了促进销售。如果对产品不熟悉，展台人员不仅不能全面介绍产品，还可能会给档次不高的感觉。如果必要，还应掌握操作示范技巧。有些产品复杂，展台人员必须熟悉说明资料，在需要时，能迅速找到答案。市场情况，包括渠道、营销制度和价格、竞争者情况等。 3人员分工。展台工作包括观众接待、贸易洽谈、资料散发等，要进行合理的分工，提出要求和标准；要明确工作时间、轮班安排、每日展台会议时间、记录管理、宿膳行日程等。 现场接待：外形要好，性格外向主动，英语熟练，他们主要是负责接待到达展位的客户，讲解和解答，这些工作人员的数量可能要多一些，可根据展位的大小和布局：有几面口、几个接待台、几个重点展示的产品来确定人数，对这些人的要求就是彬彬有礼，不卑不亢，笑脸迎人，口齿清晰，专业知识扎实，另外特别注意的是，各负责各的一片区域，不能有客人来询问，就一拥而上，你也解答他也解答，显得现场比较乱，另外，遇到讲不明白的东西，可大方的介绍给能讲明白的人。现场总协调，这个人应是经理一级，他主要管理所有“现场接待”解决“现场接待”所不能应付的问题，这个人领导能力要强，重要的是专业知识一定精深。 级别高一些，因为，现场会有重要客户应约来访，来的都是客，特别到达展会现场，自然不如家里条件好，因此接待的级别通过接待的人来提高，给客户愉快的感受。所以，如果有副总（或以上）一级的，应赴会接待一下。 属于跑腿型的，现场难免会有一些体力活，杂活，突发事情，比如临时买个胶带或工具、搬搬资料，忙的时候，顶一把。总归要有两三个腿脚灵活、眼明手快，对展馆地形熟悉的人搞定这些细碎工作。总后勤：这个人负责搞定赴展会所有员工的衣食住行，需要指出的是，在展会现场，花销自然不会小，物品自然要贵一些，展会上比较辛苦，因此，不能太小气，让大家吃好、住好、工作开心。总后勤可能需要一两个帮手，视参会工作人员的数量来定，比较重点的工作是饮用水和中餐。 接待技巧和工作态度。展台工作与其他环境下的工作有所不同，即使是有经验的推销人员也应接受展台接待技巧和礼仪的培训。另外，还要对展台人员就工作态度、协作精神和团队意识进行教育。
三、展会中的展台记录 1、记录的重要性 主要记录的是接待和洽谈情况，比如参观展台的观众数量、询问的观众数量、样品索取数量、建立新客户关系的数量、意向成交数量和金额、成交笔数和金额等，因此对展台记录要予以充分的重视。 2、记录方式 记录方式有多种，常见的有收集名片、使用登记簿、记录表格等。收集名片和观众登记簿是两种简便和比较传统的记录方式，缺点是内容少，一般只包括观众的姓名、地址、联系方式及职务，因此不是理想的记录方式。 记录表格是一种常用记录方式，有多种形式。使用最多的是展台人员在接待后填写的表格。另一种表格是对有兴趣但是来不及或不愿意等候接待的观众填写这种表格可以装在印有参展企业地址和邮资已付的信封，供观众带走，填好后寄回。记录表格最好是复写式的，一式多份；一份留给当地机构和代表，一份尽快发给总部，一份留在展台，用于存档和后续工作。复写式表格的每份要说明去向和用途。如果是单页式表格，可以在一天结束或指定时间将表格中的内容摘要发回总部以便迅速处理。记录表格内容比较丰富，除了观众的姓名、地址、联系方式及职务之外，还有观众的背景、兴趣、要求，展台人员的评判及后续工作的建议，对参展效果评估、参展后续工作有比较大的参考价值。
三、展会中的市场调研 1以自己的展台为阵地，面向观众做调研。了解观众对产品和服务的意见和建议，询问观众对市场和产品发展走势的看法等。 2参展商可以参观其他展台，尤其是主要竞争对手的展台。收集竞争对手资料，提一些问题，了解竞争对手的展示手段、销售方式、广告方式、新产品、新技术、产品质量、价格、包装、性能等方面的情况。参展前，尽可能搜集有关竞争对手的资料，确保参展人员熟悉这些资料。给参展人员安排任务，让每个去摸清一两个参展竞争对手的情况。要像侦探一样，带个相机和记事本，走遍展会的每个角落尽可能多地收集信息。 3参加展会期间召开的研讨会。研讨会是一个了解市场和行业发展趋势的好机会，一方面发言人可能会做出推论、预测，另一方面参加者所表现出的兴趣（如人数的多少、提的问题等）也可以作为预测的标准之一。 4阅读有关展会的新闻报道、官方报告等。在展会期间做市场调研，方式方法要巧妙，并在法律允许的范围内进行。 四、展后信息跟进工作： 1建议每个展日结束，晚上开当日展览总结会议，标记当日的重点客户。 2根据现场收集的客户名片和与客户沟通的记录，将客户分类归档。以往的习惯分类方法，或按重要性程度或按买家类型——终端用户、进口贸易商、分销商、批发商、零售商。 3争取客户工作：回答客户的问题，明确客户的需求等等
展会负责人需要整体把控协调
对于突发时间需要有所准备