第一：从需求规模确定会议规模和配置。为了购买到最能满足企业当下会议需求的产品和品牌，企业在选购视频会议之前，必先进行自我需求分析，只有这样才能购买到最合适企业沟通需求的视频会议产品，并且在设置会议室配备的时候，会议室的面积大小，会议室设备配置尽可能简单实用，利用吊挂的电视和投影机作为视频输出设备，同时为了保证会议效果，要配备音视频输出效果较好的设备，布局方面要采用反光白色和黑色，音响效果要采用隔音设备，做好防止共振、回声现象。大型会议除了音视频设备效果要求更高外，还需要做好会场颜色灯光的协调。
第二：确定软件视频会议或硬件视频会议。在企业搭建视频会议系统前，需要根据企业的网络情况和网络环境，以及对是否具备维护和会议保障的IT人力等实际情况进行分析，选择软件视频会议、硬件视频会议或者“软硬兼施”的方式。相对而言，软件视频会议和硬件视频会议各有特点，公司选择硬件主要是考虑系统的专业性和稳定性，而软件主要是为了满足企业对硬件应用的补充延展功能。
第三： 收集各个品牌信息进行评估分析。视频会议在国内发展近十几年内，市场不断地扩大，各种品牌层出不穷，产品质量也良莠不齐，企业需要通过各个渠道如广告信息、官方网站、口碑传播、个人经验等了解品牌信息，最后根据企业的实际需求确定3-5家进行综合对比分析。
第四：试用产品确定最终方案。对于硬件视频会议系统，企业采购人员需要通过对产品进行全方位的了解，如产品质量，功用，系统稳定，配件以及品牌口碑等等，对于大宗采购需要跟销售人员进行详细了解反复沟通做决定。一般的视频会议厂商的官方网站都会有免费试用的功能，在咨询厂商销售的时候，销售也会通过远程方式指导用户如何使用。因此，在确定供应商之前，内部测试性地部署该视频会议系统，比如赛速科技提供的视频会议软硬件的免费试用服务，企业可以通过产品系统试用充分检测视频会议系统的功能，通过试用更好地判断该视频会议系统是否是合适的产品以及是否能满足企业的实际需求，大大降低和避免实际使用时可能存在的风险。
第五：售后服务。视频会议做为企业信息化管理的长期投资，需要企业在采购和维护进行很好的控制和管理，在购买了产品后，使用过程中还需注意视频会议产品系统功能是否完整;音视频传输是否稳定;多点连结是否需要追加资金购买新的设备以及目前购买的设备是否与其他的品牌产品兼容;视频会议厂商对与未来系统和技术的开发能力等问题，当然还有厂商的售后服务保障是否全面。
想要选择出适合企业的视频会议，一定要多加考虑，这样才能保证视频会议的效果达到最好。