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定标题。无论是优美的文学作品还是枯燥的表单，都需要有标题，会议日程也不例外。标题需要传达两个信息：这是一份会议日程；会议主题是什么。把标题写在空白文档的最上方。标题无需辞藻华丽或用词复杂，因为是商务应用文，追求简单明了。别使用花哨或太大的字体。一般情况下，英文字体用最标准的Times New Roman或者Calibri，中文字体可以用雅黑、宋体等默认字体。标题字号和正文部分一致，或略大。记住：标题的目的在于传达会议主题，而不是逗乐或转移读者注意力。
表头部分包括人员、地点、时间。标题下方是表头，其具体程度与会议的正式性一致。表头内容和会议主题无关，只是客观信息，标明会议人员、地点、时间。以下是可以选择的内容，记得要分点（可以用粗体）：日期和时间。可以放一块或分开写。地点。若有多个地点，要写清楚具体地址；若只有一个地点，只需标明会议室（比如：3号会议厅）。参会人员。姓名前通常不需要带职位。特别嘉宾。包括领导、汇报人、特邀嘉宾等。
简要陈述会议目标。没有目标的会议等于浪费时间。表头下空一行，写“目标”，大写或加下划线，后面加冒号或换行符。用1-4句话简要描述会议的讨论重点。例：预算会议的会议目标可以这样写：“目标：罗列出XXXX年的关键预算目标，并讨论长期缩减开支的办法。研发部主任马尔克斯·费得曼还将就近期的竞争力研究做一个汇报。”你也可以参考以前写的会议概要或执行概要。会议目标中只需概括性地指出会议中的讨论重点，不需要详细说明。
写日程，列出会议的各要点。会议经常一不小心就超过了预计时间，而清楚的日程安排有助于控制会议时间。会议目标下空一行，写“日程安排”，粗体或加下划线，然后罗列若干讨论话题。每个条目独立一行。写清楚每个条目的预计讨论时间。可以用“从几点到几点”这种格式，也可以用“持续多少时间”这种格式。选择其中一种，格式要统一，否则有失专业性。
为特邀嘉宾安排时间。如果有特邀嘉宾参加会议，要给他们分配好时间。一个嘉宾列一个条目，不管他有几个话题。这样的话，每个嘉宾能根据分配的时间调整讲话内容。最好提前联系与会嘉宾，询问他们大概需要多少发言时间。这样能避免会议中出现时间安排问题。
会议末留出问答时间。在问答时间中，参会人可以提出困惑、给出个人意见和评论，还能为未来的会议提建议。可以在日程表最后标出问答时间，也可以不做书面安排，到时候口头提出来。若参会人员没有问题，可以早点结束会议。早点散会让很多人高兴。
日程中可以但不必须包含讨论主题的提纲。时间安排是会议日程的中心，用来引导讨论。不过，额外的讨论话题提纲也能带来帮助。它可以提醒参会者哪些话题是重点，巩固对这些要点的记忆。下面是话题提纲的范例（详情可参考如何写提纲这篇文章）：一、重点预算问题1. 员工出差预算 2. 代理经销预算争取更好的代理3. 宣传预算二、增加盈利的办法1. 可选服务给客户提供选择；征求反馈2. 移动科技再投资……依此类推。
发放会议日程前要检查错误。有些参会人员很依赖会议日程，所以发放前要确保日程的完整性和准确性。这不仅是礼貌，也是对参会人员的尊重，还能表现你关注细节。另外，排查错误还能为你节省时间，不让你丢面子。
使用文字处理软件自带的模版。很多文字处理器，如Microsoft Office，Pages，提供各种模版，应该会有会议日程模版。使用模版极大地提高了编写效率。模版不仅有条理而且美观，你只需要把相关内容填到对应项里就可以了。各种文字处理软件稍有不同，一般是通过顶部菜单栏来找到模版。如果你的文字处理软件有模版功能，但没有自带会议日程模版，你可以从该软件的官网上下。
也可以从第三方网站上下载模版。如果软件本身不自带模版，官网上也找不到，不用担心，其他网站上可以找到好多免费的模版。你只需要用搜素引擎查找“会议日程模版”，就能搜到很多结果。不过，有些搜索结果的来源不权威，在选用时要多加注意。
填写模版。找到文字处理软件自带模版或从其他网站下载后，只需要填充必要信息。模版上各区域明确：姓名、时间、讨论话题、小节标题等。填好相关信息后，检查有没有错误。模版虽然便捷，但不能自动检查错误：拼写、语法或信息错误。不要让某个部分空白。要是某个条目上写着“在此输入”，那就太不专业了。如果有些部分你不想填写，要记得把整个条目都删掉。
按照你的需要，对模版进行微调。虽然模版便捷，但你不必完全遵照。你可以自由地调整模版中的项目，要求和个人喜好。例：你很喜欢某个模版的样式，但是它的表头太长了，那么你可以删减多余部分，只要不破坏模版的整体结构，不对日程表产生负面影响。