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写邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件人。首先，附件是最容易忘记的东西，所以先把它贴进邮件吧；其次，标题放在正文后，是因为大多客户会提醒你“没有标题是否发送',收件人放最后，这就给了你足够的时间来回味这封邮件的疏漏。
不要把文字变成图片。首先，大部分人的审美水平不如专业的设计人员，这就导致了很多红底黑字或红底黄字，配合着”魏碑“或”隶书“字体的邮件，非常难以阅读。其次，越来越多的人在手机上读邮件，这会让对方看邮件的时间成本和流量成本大大提升。还有，图片上的文字是不可搜索的，这意味着你的这封邮件在日后碑找到的可能性大大降低。
倒金字塔叙事。倒金字塔的叙事方法是很有用的。在邮件的开头，在邮件的开头，言简意赅地概括大意，讲清楚”四个W和一个H“——谁（who)、什么（what)、何时（when)、为什么（why)、怎么样（how)。如果不能一开始说清楚问题，大多数人是没有耐心读到最后一段并搞清楚你的真实用意的——除非你是一个有绝对权威的的CEO。
用多方的的语言和思维方式。从人情世故上来讲，这样的邮件也能够让对方产生”这人比其他那些瞎指挥的家伙强点儿“的印象。沟通起来也顺畅。
多用点，少用面。我最拍看到的邮件是乌泱泱几个大段，需要费劲巴拉地去刨出对方重点，难以吸收。而通俗易懂的邮件，多是分好了点，一二三四五，言简意赅。更好的邮件，是吧复杂的事情分成几个大块，每块下面几个小点，以重要性和紧急程度排序，吧不可泄漏的重点用黄底标出，层次清楚，皆大欢喜。
多说事实，少说道理。这是很难做到的一点。在邮件中施以”诛心尔论“不单容易伤了和气，也往往陷入巨大的被动之中。
不要抄送一堆人。没一个收件人都应该是和这封邮件里所涉及的事情有关的，而且收到不相关的邮件对大多数人来说，都是一种困扰。
邮件的归属权。你应该明白的是，在很多国家和地区的法律定义中，公司邮箱资产。这意味着，公司有权力看你的任何一封邮件。所以，最好不要用冻死邮箱发不该发的东西——规定或当地法律的讨论。
标点符号。所谓”说者无心,听者有意。”用对标点符号、不要中英文标点混用、分清“的地得”、不写错别字、英文单词之间要空格、特殊名词首写大字母......这都是最基本的书写要求。更高的商务书写要求，要注意比如：用更短的语句，统一字体、字号、颜色等。不要以为你的收件人看不出这些细节。
发出去的邮件，泼出去的水。不要相信有些企业邮箱提供的“撤回”功能。
如果使用Gmail，建议开启一个名叫“Undo'的功能。它会延迟五秒钟发出你的邮件。