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Excel中“数据有效性”的最全攻略

数据有效性,是Excel中的一项基础功能,在职场中的应用尤为广泛,对于它的使用也许你并不陌生,但你对它的了解可能并没有你所能想到的深入,接下来就带你全面的走进“数据有效性”。
工具/原料
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Microsoft Office 2007

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图片编辑软件

概述
数据有效性之设置
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有效性条件之序列序列作为数据有效性的一个基础应用,可以设定单元格允许显示的内容,对于不显示的内容进行屏蔽,更好的帮助数据分析与处理工作,深受广大办公室工作人员的喜欢,也最为大家所熟知。具体的操作方法简单介绍如下:一,将单元格显示的内容预先输入到Excel的表格中;二,选择“数据有效性”,在“允许”的下拉菜单中选择“序列”;三,在“来源”中选择一步骤中已预先输入内容的单元格,点击“确定”即可。

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有效性条件之序列序列的显示效果如图中所示,当选中单元格时,在单元格的右下角会出现一个倒三角,点击倒三角会出现签约作者、资深作者、特约作者三个选项,选择其中一个选项即可。要注意,也可以手动输入以上内容,但必须是三个选项中的一个,否则无法输入。

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有效性条件之整数整数针对特定的单元格,可以设定整数的大小范围。操作步骤类似于序列的设置,不过在“允许”的下拉菜单中选择“整数”,然后可以分别设定整数上限、整数下限,当输入数据不在该范围时,弹出提示框。各项设置完毕后,点击确定即可。

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有效性条件之其它除了序列、整数之外,还有日期、时间、文本长度等其它功能选项,由于操作方法基本类似,在这里就不一一讲诉了,有时间的读者可以自己研究下。

数据有效性之输入信息
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这项功能属于“数据有效性”的第二个基本功能,平时可能很少有人去使用它,接下来就让我给大家简单介绍下。“输入信息”的作用就是当选定单元格时,会显示之前已设置好的输入信息,包括输入标题、输入信息,这个功能作用可以很大,比如将一些重要的信息输入进去,这样你在选定每一个单元格时,都会提醒你。设置好标题、输入信息后,点击确定即可。

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如图所示,设置好输入信息之后,再次选中单元格,就会显示输入信息,这会让你的Excel更加灵动了,更加具有个性。

数据有效性之出错警告
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“出错警告”也是Excel多样化的形式之一,可以设置出错警告的输入标题和错误信息的输入内容,这些都会在输入无效数据时显示出来,对用户做出警告。

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以前述数据有效性中整数为例,当时设置整数的范围1-50时,在单元格中输入51,则“51”就属于无效数据,这时Excel就会显示出警告。出错警告有三种样式,即停止、警告、信息,都是在输入无效数据时的提示方式,没有本质的区别,只是显示方式的差异,但是标题、错误信息确实一样的。

注意事项

以上文字、图片均为个人制作。

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